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公司備用金管理規(guī)章制度
為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理,規(guī)范借款行為,提高資金利用效率,夯實成本費用核算,減少資金損失,特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。
二、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個人因公出差零星開支備用;
3、經(jīng)常性的零星開支備用金;
4、項目兼任財務人員備用金;
5、其他備用金。
三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但必須做到?顚S,不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴肅處理。
四、備用金借款和報銷手續(xù)程序
1、工作人員需臨時借用備用金時,先到財務部索取“借款單”,財務人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”,一式兩聯(lián),借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整,經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
2、借款人員完成業(yè)務后應在三日內(nèi)到財務部索取“報銷單”,填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容,并經(jīng)主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據(jù)財務制度規(guī)定認真審核無誤后,辦理報銷手續(xù)。
3、借款人辦理報銷手續(xù)時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。
4、因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據(jù)實際情況核定,撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設立專人經(jīng)管定額備用金,備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設備用金登記簿,記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,前賬未清,不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結(jié)算的,須提前向財務負責人說明原因,經(jīng)財務負責人同意后,方可延期。
五、備用金額度
1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準后,到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結(jié)算手續(xù)。單筆超過10000元的采購,必須按照工程部制度規(guī)定,走合同審批程序采購。
2、員工因公出差借款,按預計出差天數(shù)、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、各工程項目備用金,視各項目情況不同,備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況,需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況,予以審批。
4、其他借款,根據(jù)實際情況核定金額。
六、備用金使用審批權限
備用金使用由部門負責人簽字批準,部門負責人為備用金借款的第一責任人。
七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。
八、借用備用金的人員應在兩周內(nèi)沖賬,對無故拖延者,財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。
九、所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續(xù),并沖銷當年借款。
十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。
十一、本制度自下發(fā)之日起實施。
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