2016關(guān)于黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例重點(diǎn)內(nèi)容解讀
新中國(guó)成立至2000年，我國(guó)黨政機(jī)關(guān)共發(fā)布了9個(gè)有關(guān)公文處理工作的法規(guī)規(guī)章。
新頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》與原《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》相比，不同之處主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一是注重繼承保留，文種數(shù)量相對(duì)減少。
原《條例》中規(guī)定的黨的機(jī)關(guān)使用的主要文種有14個(gè);原《辦法》中規(guī)定的國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的主要文種有13個(gè)。9個(gè)相同，9個(gè)不同，共18個(gè)。去掉了指示、條例、規(guī)定。
新《條例》規(guī)定的主要文種有15個(gè)，即決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。
二是原則上不區(qū)分黨政機(jī)關(guān)文種適用對(duì)象。
鑒于《條例》中列入的15個(gè)公文文種大多是黨政機(jī)關(guān)互相適用，所以在《條例》文種的適用范圍表述時(shí)原則上不指定哪個(gè)文種適用于黨的機(jī)關(guān)，或哪個(gè)文種適用于行政機(jī)關(guān)，只有命令(令)、議案兩個(gè)文種例外。
命令(令)的發(fā)布機(jī)關(guān)須有一定的權(quán)威性，使用權(quán)限受到嚴(yán)格限制，限定在行政機(jī)關(guān)及其法定代表，其他單位和個(gè)人不能發(fā)布命令(令)。
議案的發(fā)布主體是各級(jí)人民政府。
三是15個(gè)文種適用范圍表述的變化。
《條例》中規(guī)定的15個(gè)文種，其中意見(jiàn)、請(qǐng)示、公告、議案、批復(fù)、函6個(gè)文種的適用范圍仍按原來(lái)的內(nèi)容表述。其他9個(gè)文種，根據(jù)工作實(shí)際，對(duì)適用范圍的表述作了一定修改。
現(xiàn)在的表述更為簡(jiǎn)潔、精煉、準(zhǔn)確，更加科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)，符合我國(guó)黨政機(jī)關(guān)行文時(shí)文種使用的實(shí)際情況。
今天我重點(diǎn)介紹公文種類、公文格式和公文管理這三部分內(nèi)容。
一、公文種類
新的公文種類一共是15個(gè)，除了原有行政機(jī)關(guān)的13個(gè)文種之外，又增加了決議和公報(bào)兩個(gè)黨委系統(tǒng)的文種。下面就簡(jiǎn)單介紹一下這15個(gè)文種大致的用途。第一個(gè)文種是決議，適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)，這個(gè)文種是中央層面使用的，省里和我們市里不使用。第二個(gè)文種是決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。第三個(gè)文種是命令，也叫做令，適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員，目前市級(jí)政府的令在政府法制辦管理，主要是發(fā)布政府規(guī)章用。第四個(gè)文種是公報(bào)，適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)，公報(bào)這個(gè)文種是黨口用的，而且是中央層面用的。第五個(gè)文種是公告，適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，也是中央層面用的，屬于國(guó)家授權(quán)機(jī)關(guān)使用、向國(guó)內(nèi)外宣布的，我們經(jīng)常在報(bào)紙上面看的公告有的不屬于文件，就是一個(gè)告示，不屬于文種。第六個(gè)文種是通告，適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)，這個(gè)各個(gè)層級(jí)都可以使用。第七個(gè)文種是意見(jiàn)，適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。意見(jiàn)在15個(gè)文種里面是最特殊的，三個(gè)行文方向都可以用，在上行文的時(shí)候主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)就有關(guān)工作事項(xiàng)提出建議;用于下行文的時(shí)候主要是對(duì)一些重要問(wèn)題發(fā)表見(jiàn)解、提出處理辦法和指導(dǎo)性意見(jiàn)等，這與通知有一點(diǎn)類似，但意見(jiàn)提的措施相對(duì)原則一些，政策性宏觀一些，通知在具體操作層面上多一些;用于平行文的時(shí)候主要是就某些工作事項(xiàng)提出意見(jiàn)供對(duì)方參考。第八個(gè)文種是通知，適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)公文。第九個(gè)文種是通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。通報(bào)還有一個(gè)作用，就是某項(xiàng)工作開展到一定階段、比如半年或者一個(gè)季度需要總結(jié)的時(shí)候，開展過(guò)程中存在一些問(wèn)題、需要重新再部署的時(shí)候，可以使用通報(bào)這個(gè)文種。第十個(gè)文種是報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。第十一個(gè)文種是請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)事項(xiàng)。第十二個(gè)文種是批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。第十三個(gè)文種是議案，適用于各級(jí)政府按照法律程序向同級(jí)人代會(huì)提請(qǐng)審議的事項(xiàng)，這個(gè)文種是專門政府對(duì)人大用的。比如市政府有些條例，在地方屬于法規(guī)類的，需要向人大提請(qǐng)審議，用議案這個(gè)文種。第十四個(gè)文種是函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間上下工作詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等，除了上下級(jí)關(guān)系之外的都可以用函這個(gè)文種。最后一個(gè)文種是紀(jì)要，適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)，這個(gè)文種原先叫會(huì)議紀(jì)要，這次新改的公文條例作為文種把會(huì)議兩字取消了。上面大致介紹了一下十五個(gè)文種具體的用途。
二、公文格式
下面重點(diǎn)講一下公文格式，一共18個(gè)要素，結(jié)合平時(shí)工作中遇到的具體問(wèn)題給大家介紹一下。公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)布機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等18個(gè)要素組成。新舊公文條例對(duì)比，這次新增了兩個(gè)要素，一個(gè)是發(fā)文機(jī)關(guān)署名，一個(gè)是頁(yè)碼。一共有7個(gè)要素名稱發(fā)生了一些變化，叫法上不一樣了。刪除了一個(gè)要素——就是主題詞表。
公文格式要素分為公文版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分割線以上的部分稱為版頭，一共是6個(gè)要素，分別是份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人。公文主體的部分為紅色分割線以下，末頁(yè)首條分割線以上的部分，一共是9個(gè)要素，分別是標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、印章、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、附注，還有一個(gè)附件。版記部分是這兩條線中間的這一個(gè)部分叫版記，一共是2個(gè)要素，分別是抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。最后一個(gè)要素在版心外是頁(yè)碼。
第一個(gè)要素，份號(hào)，是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，按照這個(gè)規(guī)定，如果是不涉密的可以不標(biāo)注份號(hào)，但是實(shí)際用的時(shí)候我們都標(biāo)注份號(hào)，在歸檔、管理等，帶編號(hào)的話會(huì)方便很多。份號(hào)一般是用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字頂格并排在版心左上角第一行。
第二個(gè)要素是密級(jí)和保密期限，涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密和保密期限，市里沒(méi)有定絕密的權(quán)力，一般都是機(jī)密和秘密，保密期限大家結(jié)合實(shí)際盡量，能定還是定。密級(jí)這幾個(gè)字一般都是用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第二行，如果需要同時(shí)標(biāo)注保密期限，密級(jí)和保密期限之間用五角星隔開，數(shù)字是用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
第三個(gè)要素是緊急程度，分為特級(jí)和加急兩種，如果是電報(bào)分為特提、特級(jí)、加急和平級(jí)四個(gè)等級(jí)，如果份號(hào)、密級(jí)和緊急程度，要同時(shí)編排的話，按照上下順序進(jìn)行編排，如果密級(jí)后面沒(méi)有期限的話，正常排，后面就空一個(gè)字，如果后面有秘密等級(jí)、保密期限的話，那么前面的空格就沒(méi)有了，他跟上面的編排應(yīng)該是對(duì)齊的關(guān)系。
第四個(gè)要素是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，它由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件二字組成。聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)，可以并用聯(lián)合機(jī)關(guān)名稱、主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)的名稱，建議大家如果聯(lián)發(fā)單位少的話，把所有的單位都列上，收文機(jī)關(guān)一看就知道是聯(lián)合發(fā)文，效果是不一樣的。發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)居中排布。
第五個(gè)要素是發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)是公文的身份標(biāo)識(shí)，在文件登記、查詢引用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)有重要作用。發(fā)文字號(hào)由發(fā)機(jī)關(guān)帶字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成，聯(lián)合行文的時(shí)候使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)用三號(hào)仿宋體，中間這個(gè)年份的括號(hào)是六角括號(hào)，不是中括號(hào)，后面的順序號(hào)前面不用標(biāo)記序位，比如說(shuō)1的話就寫1，不寫01。發(fā)文機(jī)關(guān)代字，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，具體根據(jù)各單位實(shí)際情況，一是結(jié)合單位的職能，同類型機(jī)關(guān)的不能重復(fù)，起名不能相近，字?jǐn)?shù)不能太多，正常一般在五個(gè)字以內(nèi)。
第六個(gè)要素是簽發(fā)人，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人的姓名，由簽發(fā)人加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成。上行文的時(shí)候發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)居左空一個(gè)字，簽發(fā)人居右空一個(gè)字，發(fā)文字號(hào)就不是居中了，簽發(fā)人和發(fā)文字號(hào)都是三號(hào)仿宋體，簽發(fā)人這三個(gè)字是楷體，這是字體的要求。
第七個(gè)要素是標(biāo)題，標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，標(biāo)題要能概括公文的主要內(nèi)容，作用在于向閱讀者傳達(dá)公文的基本內(nèi)容，也就讓別人一看到標(biāo)題就知道內(nèi)容。標(biāo)題不能太羅嗦。標(biāo)題是用二號(hào)小標(biāo)宋體字，分一行或者多行居中排布。公文標(biāo)題在回行時(shí)要做到詞義完整、排列對(duì)稱、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)、標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形和菱形。標(biāo)題中除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，像印發(fā)方案或者通知，方案都沒(méi)有書名號(hào)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件的都沒(méi)有書名號(hào)。如果在事由部分出現(xiàn)多個(gè)事業(yè)機(jī)關(guān)人名等并列時(shí)，每個(gè)機(jī)關(guān)人名之間應(yīng)該用頓號(hào)分開，不使用空格。文種的選擇不是隨意確定的，是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求確定的。正確的選擇文種會(huì)給公文的形成和辦理帶來(lái)便利，有助于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和有效性。因?yàn)?5個(gè)文種，每個(gè)文種的作用和用途都是不一樣的。起草文件的時(shí)候首先要知道這個(gè)文件是往上報(bào)的還是往下發(fā)的，還是平行機(jī)關(guān)的，那么這3個(gè)方向你就可以篩選。上報(bào)的一共四個(gè)文種，剩下的下發(fā)的和平行機(jī)關(guān)，你就可以選擇一個(gè)合適的文種進(jìn)行使用。在轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，經(jīng)常遇到的標(biāo)題問(wèn)題，一個(gè)是被轉(zhuǎn)的公文是通知，這時(shí)候標(biāo)題只需要保留一個(gè)通知，其他的通知就可以去掉，比如大連市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)遼寧省人民政府關(guān)于……的通知的通知，這個(gè)就可以改為大連市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)遼寧省人民政府關(guān)于……的通知，就是省掉了一個(gè)通知。第二種是多次轉(zhuǎn)發(fā)的公文，這時(shí)候可以省去中間過(guò)渡的機(jī)關(guān)，直接轉(zhuǎn)始發(fā)文機(jī)關(guān)和始發(fā)文的標(biāo)題，舉個(gè)例子就是大連市人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省民政廳等部門一個(gè)意見(jiàn)的通知的通知，那么這個(gè)標(biāo)題中間就可以省略為大連市人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省民政廳等部門一個(gè)意見(jiàn)的通知，標(biāo)題里省略了，但是正文中一定要說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)的情況，標(biāo)題把省政府省略了，正文中要把它補(bǔ)充完整。
第八個(gè)要素是主送機(jī)關(guān)，他是公文的主要受理機(jī)關(guān)，他負(fù)有對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行了解答復(fù)、簽復(fù)或貫徹執(zhí)行的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱就是在市里經(jīng)常見(jiàn)各區(qū)市縣、市政府各委辦局，這類叫機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，因?yàn)闆](méi)有辦法一一列出來(lái)，如果主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多，導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記的部分，放在抄送機(jī)關(guān)上一行，與抄送機(jī)關(guān)之間不加分割線，但是這種情況建議大家不要使用，上行文不可能出現(xiàn)主送機(jī)關(guān)過(guò)多，基本都是報(bào)一個(gè)單位，報(bào)告也不會(huì)報(bào)太多，1個(gè)2個(gè)可能就差不多了，這種情況主要發(fā)生在下發(fā)文，下發(fā)文如果過(guò)多可以使用統(tǒng)稱的形式。
第九個(gè)要素是正文，正文是公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文的首頁(yè)必須顯示正文，就是第一頁(yè)必須有正文的內(nèi)容，不能只有一個(gè)標(biāo)題。公文顯示不了正文的主要情況主要就是聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文過(guò)多的話，通過(guò)調(diào)整字距，把字號(hào)縮小，行距變窄，或者簽發(fā)人字號(hào)密集、調(diào)整，使首頁(yè)有正文。正文中關(guān)于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字的用法應(yīng)該按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，大致的要求就是除了一些約定俗成的，比如說(shuō)橫七豎八這一類用漢字，其他正常表示數(shù)值、數(shù)量關(guān)系的都是用阿拉伯?dāng)?shù)字。正文中涉及字母詞的應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范，一般不應(yīng)使用字母詞，如果確需使用應(yīng)當(dāng)在文中首次出現(xiàn)時(shí)以擴(kuò)注方式注明漢語(yǔ)的譯名，如使用GDP這個(gè)概念，應(yīng)該以GDP(國(guó)民生產(chǎn)總值)的方式引用，第一次出現(xiàn)的時(shí)候應(yīng)該括注上，以后再出現(xiàn)的話就可以直接使用字母詞。當(dāng)正文中需要引用其他公文時(shí)，要按照先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)的方式進(jìn)行引用。正文編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空兩個(gè)字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次順序依次可以用一、(一)、1標(biāo)注，順序可以從前往后跳著使用，但不能反過(guò)來(lái)跳，還有就是阿拉伯?dāng)?shù)字后面的小圓點(diǎn)不是頓號(hào)，這個(gè)大家注意一下。正文用三號(hào)仿宋體字，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，其他的都是用仿宋體，文件里一共就3種字體，這是國(guó)家條例里面規(guī)定的，文件中沒(méi)有加黑加粗那種說(shuō)法。另外按照標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法，這也是國(guó)標(biāo)規(guī)定，標(biāo)有引號(hào)的并列成分之間，標(biāo)有書名號(hào)的并列成分之間，通常不用頓號(hào)，若有其他的成分插在并列的引號(hào)或者書名號(hào)之間，用頓號(hào)。
正文寫作的總體要求一共有四個(gè)，第一個(gè)是政策要合規(guī)，公文內(nèi)容必須符合黨的路線、方針政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神，符合國(guó)家的法律法規(guī)，內(nèi)容必須具有指導(dǎo)性、針對(duì)性和可操作性。起草文件的時(shí)候首先一定要查找上級(jí)文件，類似的國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，尤其目前國(guó)家政策調(diào)整非常快的時(shí)候，有時(shí)候正在調(diào)整、沒(méi)有出臺(tái)，起草文件的時(shí)候我們除查找現(xiàn)有的、已經(jīng)出臺(tái)的規(guī)定，還要向上級(jí)部門了解一下是不是正在起草新的規(guī)定、新的精神，以免文件下發(fā)以后，國(guó)家出臺(tái)新的文件了，出現(xiàn)了新的沖突，這方面要注意一下。第二個(gè)文件必須針對(duì)性要強(qiáng)，指導(dǎo)性和創(chuàng)造性要強(qiáng)。下發(fā)的文件尤其是下發(fā)的指導(dǎo)文件你要針對(duì)什么問(wèn)題、什么事情，針對(duì)這些問(wèn)題采取哪些措施，一定要具體指導(dǎo)收文單位如何操作。第三個(gè)要求是要實(shí)事求是，公文是用來(lái)指導(dǎo)實(shí)際工作、解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的應(yīng)用文章，公文寫作必須尊重客觀規(guī)律，全面準(zhǔn)確地反映客觀情況，不能隨意夸大或者縮小。文件和議論文、報(bào)紙、新聞稿件的作用是不一樣的，它是給領(lǐng)導(dǎo)做決策用的或者指導(dǎo)工作用的，所以文件的內(nèi)容出現(xiàn)偏差的話，比如一般成績(jī)告訴領(lǐng)導(dǎo)非常好，那么領(lǐng)導(dǎo)做出的決策就偏樂(lè)觀了，跟實(shí)際的東西就會(huì)出現(xiàn)偏差;本來(lái)問(wèn)題很嚴(yán)重，你告訴領(lǐng)導(dǎo)不是很嚴(yán)重，那么領(lǐng)導(dǎo)做出的決策也會(huì)出現(xiàn)很大的偏差，所以要一是一、二是二，不能隨意夸大或者縮小。第四，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，公文寫作要注意文章的整體構(gòu)思，力求做到主題集中、重點(diǎn)突出、詳略得當(dāng)、結(jié)構(gòu)完整、表達(dá)順暢、這跟一般的寫作要求是一樣的。第五個(gè)要求是語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔，公文寫作要開門見(jiàn)山、直截了當(dāng)，在簡(jiǎn)潔明了的'基礎(chǔ)上力求寫的生動(dòng)，不宜使用可能、大概、也許等模糊的詞語(yǔ)，盡量少用形容詞、副詞，語(yǔ)言要通俗易懂。擬寫公文要做到人名、地名、數(shù)字、引文正確。
第十個(gè)公文要素是附件說(shuō)明，即公文附件的順序號(hào)和名稱。如果附件名稱過(guò)長(zhǎng)，需要回行的時(shí)候，回行是根附件名稱開頭的字對(duì)齊，而不是回到文件的最左端。還有附件如果是表的話，把附件改成附表了，這也是錯(cuò)誤的。多個(gè)附件的時(shí)候中間不需要分號(hào)或者其他的標(biāo)點(diǎn)分隔。在正文中，如果寫明報(bào)送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)等，后面附著的內(nèi)容不是公文的附件，因此在附件說(shuō)明處不必標(biāo)注相關(guān)內(nèi)容，報(bào)送、轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)一類的，本身就是公文的主體部分，不是附著的內(nèi)容。
第十一個(gè)要素是發(fā)文機(jī)關(guān)署名，署發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。這里應(yīng)該注意發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)該與發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)、標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致，這一共有三個(gè)地方，就是紅頭部分標(biāo)題部分、標(biāo)題前面發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)署名這三個(gè)地方要一樣。
第十二個(gè)要素是成文日期，是公文生效時(shí)間，是黨政機(jī)關(guān)公文生效的重要標(biāo)志。署會(huì)議通過(guò)，或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。正文日期由漢字改為阿拉伯?dāng)?shù)字，年份應(yīng)該標(biāo)全稱，月日不標(biāo)序位。
第十三個(gè)要素是印章。公文加蓋印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標(biāo)志，也是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合下發(fā)文件所有的聯(lián)署行文機(jī)關(guān)均須署名并加蓋印章，按照這個(gè)規(guī)定下發(fā)文的時(shí)候所有單位都要加蓋印章，但是我建議大家不管下發(fā)文還是上行文，聯(lián)合行文的所有單位、所有文件都要加蓋印章，這避免了以后有些文件說(shuō)不清楚、解決糾紛打官司打不明白。當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。最標(biāo)準(zhǔn)的話，印章的上邊緣距離正文最后一行在一行之內(nèi)，印章的下邊緣和成文日期的下邊緣是相切的，這是最規(guī)范的。這里要注意一下，成文日期是居右空四個(gè)字，原先是空兩個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)署名是以成文日期為準(zhǔn)，居中排布，兩個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文的，原先是成文日期放在中間，一邊一個(gè)印，現(xiàn)在成文日期是跟在最后一個(gè)單位。不管是幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，成文日期始終是右面空4個(gè)字，始終是跟在最后一個(gè)單位的下面，這些單位的印章不能互相交叉，排列順序是從左到右、從上到下，要與紅頭的順序是一樣的，順序不能發(fā)生錯(cuò)誤。下面介紹一下兩種不加蓋印章的編排方式，不加印章的用途主要是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的不能把上級(jí)機(jī)關(guān)的印章給套下來(lái)，只能落他的署名和成文日期，這種情況下就要用這種編排方式。這種時(shí)候發(fā)文機(jī)關(guān)署名和正文間空是一行，成文日期和發(fā)文機(jī)關(guān)署名，看他倆誰(shuí)的長(zhǎng)，誰(shuí)的長(zhǎng)誰(shuí)居右空兩個(gè)字，另一個(gè)以他居中。第十四個(gè)要素是附注，是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。如果有附注，居左空兩字，加圓括號(hào)編排在正文日期的下一行。請(qǐng)示公文應(yīng)該在附注處標(biāo)明聯(lián)系人姓名和電話。凡是公開的文件，標(biāo)注一個(gè)時(shí)間公開發(fā)布，如果大家看到文件標(biāo)注是公開發(fā)布的，到相應(yīng)的政府網(wǎng)站都能查到這個(gè)文件。
第十五個(gè)要素是附件，是公文正文的說(shuō)明或者參考資料。附件應(yīng)該另頁(yè)編排，并在版記之前與公文正文一起裝訂。附件后面原來(lái)是有一個(gè)冒號(hào)，現(xiàn)在冒號(hào)取消，用三號(hào)黑體字，它的標(biāo)題和正文要求是一樣的。這里面注意一下，有些單位把附件放在版記后面了，這個(gè)是錯(cuò)的，附件一定要在版記的前面，或者是在版記的前一頁(yè)，或者跟版記在同一頁(yè)，不能在版記的后面。如果附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注附件二字及附件順序號(hào)。
第十六個(gè)要素是抄送機(jī)關(guān)，除了主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱。還有翻印的例子，如果你要翻印上級(jí)文件，上級(jí)同意翻印的，要標(biāo)注出來(lái)翻印機(jī)關(guān)，還有翻印日期。
第十七個(gè)要素是印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，它是公文的授印機(jī)關(guān)和授印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)是前面紅頭機(jī)關(guān)的辦公部門。印發(fā)日期一般跟前面的行文日期是同一天，有的可以晚一天兩天。
第十八個(gè)要素頁(yè)碼，我給大家介紹一句話，公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)都不編排頁(yè)碼。按照文件的規(guī)定，不管你正文的內(nèi)容是多是少，版記都應(yīng)該放在偶數(shù)頁(yè)碼上，就是放在雙頁(yè)上，不能在單數(shù)頁(yè)上，有的文件正文就排到四頁(yè)，版記怎么竄都竄不上去了，這5時(shí)候版記不能在第5頁(yè)，第五個(gè)空白頁(yè)和版記頁(yè)就不標(biāo)注頁(yè)碼了。但是你也可以把前面行距拉大讓第5頁(yè)有正文，這樣你的文件就都有頁(yè)碼了。公文的附件和正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)重新編排。
前面介紹了公文的十八個(gè)要素，下面再介紹兩種特定格式。一種是信函格式，就是函件，發(fā)文字號(hào)放在紅線的右邊第一行編排，首頁(yè)不標(biāo)注頁(yè)碼，從第二頁(yè)開始標(biāo)注頁(yè)碼，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)沒(méi)有文件兩個(gè)字，后面版記這一部分也沒(méi)有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。第二種是紀(jì)要，這個(gè)用途相對(duì)多一些，紀(jì)要的名稱根據(jù)自己的會(huì)議種類來(lái)起，紀(jì)要規(guī)定標(biāo)注出席人員、請(qǐng)假人員和列席人員。
三、公文管理
下面簡(jiǎn)單介紹公文管理有幾個(gè)重要事項(xiàng)。第一個(gè)公文確定密級(jí)前應(yīng)當(dāng)按照公文擬定的密級(jí)先行采取保密措施，確定密級(jí)后應(yīng)當(dāng)按照鎖定密級(jí)嚴(yán)格管理，絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)有專人管理。很多單位有很普遍的現(xiàn)象，起草公文的時(shí)候不注意密級(jí)，不知道該不該加密，很多就在互聯(lián)網(wǎng)上起草，起草完事了，報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)了或者在這個(gè)過(guò)程中想起來(lái)應(yīng)該保密，才想起采取保密措施，使用保密電腦，大家一定要非常注意，涉密的文件開始不采取保密措施的話可能已經(jīng)泄密了，如果泄密，誰(shuí)起草誰(shuí)的責(zé)任，起草的時(shí)候就應(yīng)該想這個(gè)文件保不保密，如果是保密的，一定不能在互聯(lián)網(wǎng)上起草，單位如果有單獨(dú)處理文件的電腦，要在那個(gè)電腦上處理，如果沒(méi)有，就應(yīng)該在內(nèi)網(wǎng)起草，也不能通過(guò)QQ郵件等傳送。上級(jí)的文件如果是涉密的，咱們起草文件一定要跟他同等級(jí)的加密，這樣就不會(huì)出現(xiàn)保密問(wèn)題。大家還要注意，就是密碼電報(bào)，見(jiàn)到密碼電報(bào)的時(shí)候一定要特別注意，因?yàn)槊艽a電報(bào)的保密是一個(gè)系統(tǒng)，它不是單個(gè)文件的保密，密碼電報(bào)一定不能出事。另外，公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定，不能自己擅自解密，不能擅自復(fù)印。
第二條是公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。比如讓你傳達(dá)到軍級(jí)的，副市長(zhǎng)和下面級(jí)別的一定不能給;讓你開會(huì)傳達(dá)，你就不能把這個(gè)文件復(fù)印傳達(dá)，這個(gè)大家要注意。
第三條就是匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定，并且經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。這塊大家注意，能不復(fù)印就不復(fù)印，復(fù)制匯編的公文按原件管理。
第四條是公文的撤銷和廢止，它由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)，或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定確定，公文被撤銷的視為自始無(wú)效，公文被廢止的，致廢止的日期失效。
第五，涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀，有些市委要求原件返回市委的，不能自己隨意銷毀，大家要注意盡量把涉密文件盡快返回到辦公室文件管理部門統(tǒng)一銷毀或者清退。
第六，不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀，銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷，個(gè)人不得私自銷毀，不得留存涉密公文。
第七條，機(jī)關(guān)合并時(shí)全部機(jī)關(guān)公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理，機(jī)關(guān)撤銷時(shí)需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定提交檔案管理部門，工作人員離崗、離職時(shí)所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交和清退。
下面大致介紹一下幾種常用文件的基本寫法：
第一類是通知，通知是最常用的公文，作用最多，數(shù)量最多，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的公文，傳達(dá)下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知的類型，第一是批轉(zhuǎn)型通知，是用以傳達(dá)外機(jī)關(guān)單位文件;第二類型是事項(xiàng)型通知，用于布置工作、安排開展活動(dòng)、解決實(shí)際工作中某些問(wèn)題、發(fā)布各種政策、告知召開會(huì)議等;第三類型是任免通知，按人員管理權(quán)限，由上級(jí)機(jī)關(guān)決定任免人員，用通知形式向指定范圍公布。通知的寫法，第一是轉(zhuǎn)發(fā)型通知，可以直接轉(zhuǎn)發(fā)不提要求，也可以除了轉(zhuǎn)發(fā)外結(jié)合實(shí)際工作再提一點(diǎn)要求。第二種是事項(xiàng)型通知，一般分為緣由、事項(xiàng)兩部分。緣由部分說(shuō)明文件起草的依據(jù)、目的和意義，事項(xiàng)部分把要布置的工作或需要周知的內(nèi)容分條列項(xiàng)闡述清楚，一般寫明目的、要求措施辦法等。第三類是任免通知的寫法，一般就寫任免的依據(jù)、人員姓名、職務(wù)即可。
第二文種是請(qǐng)示，請(qǐng)示是機(jī)關(guān)經(jīng)常使用的一種上行公文，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)事項(xiàng)，多用于機(jī)構(gòu)設(shè)置、審定編制、人事任免、重要決定重大決定、大型項(xiàng)目安排等。請(qǐng)示在寫作，第一要注意不能將請(qǐng)示寫成報(bào)告，或者寫成請(qǐng)示報(bào)告，請(qǐng)示報(bào)告這是錯(cuò)誤的。請(qǐng)示的正文要包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分。緣由是請(qǐng)示事項(xiàng)所要求的理由即依據(jù)，請(qǐng)示事項(xiàng)要符合法規(guī)、符合實(shí)際、具有可行性和可操作性，請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)如果規(guī)范的話都是特此請(qǐng)示、請(qǐng)予批復(fù)，或者特此請(qǐng)示。請(qǐng)示有四條基本要求：第一個(gè)要求就是一文一事，請(qǐng)示需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批復(fù)研究同意還是不同意，如果一個(gè)文請(qǐng)示兩件事、幾件事，弄到一起的話，可能會(huì)影響文件辦理。第二個(gè)要求是單頭請(qǐng)示，就是一個(gè)件一個(gè)主送機(jī)關(guān)。第三個(gè)要求是不能越級(jí)行文。第四條是不能抄送下級(jí)。
第三個(gè)文種是報(bào)告，是使用頻率較高的行政公文之一，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告一般分工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告。工作報(bào)告用于下行機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)報(bào)告某一階段的正常工作，有總結(jié)性報(bào)告和專題性報(bào)告兩種。情況報(bào)告用于將本地區(qū)、本單位突然發(fā)生的重大事項(xiàng)或者在一定范圍內(nèi)帶有傾向性的事項(xiàng)及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。答復(fù)報(bào)告有的是答復(fù)上級(jí)對(duì)群眾來(lái)信中反映問(wèn)題的提問(wèn)，有的是上級(jí)批示下級(jí)查辦或者詢問(wèn)有關(guān)情況后、下級(jí)辦理完需要書面答復(fù)。
最后介紹一下紀(jì)要的寫法，紀(jì)要是會(huì)議的工具，適用于記載傳達(dá)會(huì)議情況和一定事項(xiàng)，主要用于指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)和單位執(zhí)行會(huì)議議決事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要要想寫好，首先要充分熟悉會(huì)議情況和材料，把握會(huì)議精神，然后按照會(huì)議紀(jì)要特定的結(jié)構(gòu)寫法要寫作。紀(jì)要的正文一般包括兩部分，第一部分是前言也是導(dǎo)語(yǔ)，這一部分基本概述會(huì)議的基本情況，主要介紹會(huì)議的召開單位、時(shí)間地點(diǎn)及主要議題，有的還要交代召開會(huì)議動(dòng)因和目的、主要領(lǐng)導(dǎo)同志的活動(dòng)情況、以及會(huì)議產(chǎn)生的意義和作用等。第二、紀(jì)要的主體部分，是會(huì)議紀(jì)要的核心，要求準(zhǔn)確簡(jiǎn)明地寫出會(huì)議討論的問(wèn)題及結(jié)果，會(huì)議議決的事項(xiàng)，今后工作的指導(dǎo)思想、指導(dǎo)步驟，采取的措施等。大家要注意，不能把領(lǐng)導(dǎo)講話原封不動(dòng)地或者基本不動(dòng)地變成會(huì)議紀(jì)要，要把主要的、對(duì)工作有具體要求的，一條一條寫出來(lái)。還有大家要重視會(huì)議紀(jì)要，對(duì)于歷史查詢等經(jīng)常有很重要的作用。會(huì)議紀(jì)要一般發(fā)參會(huì)單位，個(gè)別雖然沒(méi)有參會(huì)，但確實(shí)涉及的，發(fā)文也應(yīng)該發(fā)到。今天大致就講到這里，歡迎大家會(huì)后繼續(xù)交流，謝謝。
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5.河北省黨政機(jī)關(guān)公文處理工作實(shí)施細(xì)則