檔案規(guī)章制度15篇【優(yōu)】
在當(dāng)下社會(huì)，制度對人們來說越來越重要，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家收集的檔案規(guī)章制度，歡迎閱讀與收藏。
檔案規(guī)章制度1
一、各撤銷、合并單位要明確一位領(lǐng)導(dǎo)同志分管檔案材料移交工作，加強(qiáng)具體領(lǐng)導(dǎo)。文書處理和檔案人員要堅(jiān)守崗位，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動(dòng)他們的工作。
二、各撤銷、合并單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個(gè)人保存，不得隨意銷毀、處理，如工作需要，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
對尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關(guān)機(jī)繼續(xù)辦理，并作為辦理機(jī)關(guān)的文件歸檔、保存。
三、各撤銷、合并單位的`檔案材料，應(yīng)分別不同情況按下列幾種進(jìn)行移交。
撤銷單位的檔案材料，應(yīng)移交同級(jí)檔案館（室）；
兩個(gè)或幾個(gè)單位合并為一個(gè)單位的，合并前各單位的檔案材料應(yīng)移交給合并后的單位；
一個(gè)單位的工作分別并入幾個(gè)單位的，其檔案材料不得分散，應(yīng)移交給合給其中的一個(gè)單位代管，或移交給同極檔案館（室）；
凡撤銷、合并單位的基建檔案和設(shè)備檔案，則應(yīng)隨同建筑物和設(shè)備，一起移交給使用單位。
四、移交檔案材料時(shí)，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關(guān)資料都應(yīng)一起移交；存放檔案、資料的柜架一般也應(yīng)隨檔案、資料一起移交。
交接檔案材料必須嚴(yán)格履手續(xù)，有關(guān)人員要簽字，以備查考。
五、除歸檔、移交外需要銷毀的文字材料，必須造冊登記，報(bào)送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，方能銷毀。銷毀時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。
六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動(dòng)，需辦移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)新的負(fù)責(zé)檔案工作的專（兼）職人員。
交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù)，有關(guān)人員簽字，并注明交接時(shí)間，案卷數(shù)目等。
檔案規(guī)章制度2
1、文件材料的歸檔范圍和保管期限應(yīng)執(zhí)行《文書檔案保管期限表》。凡上級(jí)部門有關(guān)學(xué)校的文件、資料、照片、聲像等均屬學(xué)校文書立卷范圍。任何部門和個(gè)人不得以任何理由占為己有。
2、凡本校各部門的文件每月歸檔一次，每學(xué)期清理一次，分別歸入平時(shí)分類櫥內(nèi)。分類櫥內(nèi)列出若干條目，上級(jí)條目按發(fā)文單位，本極條目按內(nèi)容專題。
3、歸檔的文件必須成套、系統(tǒng)、齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本部門活動(dòng)的起初情況和歷史過程。歸檔時(shí)必須與收文簿核對，記好歸卷號(hào)，對號(hào)入座，便于平時(shí)利用和年終立案。
4、文書檔案每年八月底前為上年度文件立卷時(shí)間，八月底為結(jié)束時(shí)間。凡涉及到教學(xué)文件的.按學(xué)年度歸檔，會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)年整理立卷后，由財(cái)會(huì)部門保存一年再向綜合檔案室移交。
5、立卷歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的決定、指示、通知、通報(bào)和計(jì)劃、總結(jié)、批轉(zhuǎn)的文件材料；本單位制定的計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告黨政會(huì)議記錄等材料；本單位黨、政、工、少先隊(duì)的計(jì)劃、總結(jié)等總要材料；本單位的組織機(jī)構(gòu)，人員編制、人事記錄、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)職工注冊報(bào)表等；本單位職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、撫恤死亡等材料；財(cái)會(huì)、科技檔案。
檔案規(guī)章制度3
一、非本室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)批準(zhǔn)同意，由本室人員陪同方可進(jìn)入。
二、庫房內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西。
三、做好庫房內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全。
四、案卷查閱完畢要及時(shí)歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理好借閱登記手續(xù)。
五、對檔案室所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施。
六、檔案室鑰匙做到專人負(fù)責(zé)保管不準(zhǔn)隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)予全部調(diào)換。
檔案規(guī)章制度4
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業(yè)主臨時(shí)公約、業(yè)主委員會(huì)章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時(shí)公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《鳳凰城業(yè)主臨時(shí)公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報(bào)修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;
客戶家庭資料;
客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等;
客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。
在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。
管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔鳳凰城小區(qū)管理處的.業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
客戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
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第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的`收集、
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)
第七條舊管
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
檔案規(guī)章制度6
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)的有關(guān)要求，集中統(tǒng)一管理檔案的原則，凡是本機(jī)關(guān)各種門類和載體的'檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、移交要進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、詳實(shí)。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護(hù)檔案的完整與安全。
四、檔案的銷毀、保密、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)簽字，報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門備案，同意后方可銷毀。
五、查閱檔案時(shí)，要履行借閱登記手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)，用后及時(shí)歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
六、檔案工作人員工作調(diào)動(dòng)，必須辦理移交手續(xù)，雙方交接清楚，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可方能離開崗位。
檔案規(guī)章制度7
1.目的
為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案工作制度，更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù)，以保證財(cái)務(wù)核算資料的安全完整，特制定本辦法。
2.應(yīng)用范圍
本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。
3.職責(zé)
3.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財(cái)務(wù)核算檔案的使用與保管工作，必須保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。
3.2因保管需要，財(cái)務(wù)部需定期將財(cái)務(wù)檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財(cái)務(wù)檔案的安全，并隨時(shí)保證財(cái)務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。
4.具體規(guī)定
4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。
4.2集團(tuán)財(cái)務(wù)部各子公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員對本公司的財(cái)務(wù)核算資料，必須按照會(huì)計(jì)歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的'會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會(huì)計(jì)檔案，全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫保管，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。
4.3檔案部門對接收保管的會(huì)計(jì)檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的裝訂，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.4會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，由財(cái)務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當(dāng)日歸還，次日再借。
4.5各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)起特點(diǎn)，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.6會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案部門提出銷毀意見，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，并報(bào)集團(tuán)董事會(huì)同意后方可實(shí)施銷毀。
4.7監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團(tuán)董事會(huì)報(bào)告。
4.8會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定如下：
4.8.1會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年；其中涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久保存。
4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。
4.8.3會(huì)計(jì)賬簿：日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年；其中固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年，涉及外事的會(huì)計(jì)帳簿永久保存。
4.8.4會(huì)計(jì)報(bào)表：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括文字分析保存期5年，年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久保存。
4.8.5會(huì)計(jì)移交清冊保管期15年；會(huì)計(jì)檔案清冊保管期25年。
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一、檔案資料
招標(biāo)過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項(xiàng)目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項(xiàng)目（含分公司項(xiàng)目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時(shí)，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。
二、歸檔及備案時(shí)間
總公司項(xiàng)目，在項(xiàng)目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時(shí)將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。
監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項(xiàng)目，資料應(yīng)上傳中央投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。
2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應(yīng)注意按過程順序整理，特別是招標(biāo)過程比較復(fù)雜的`項(xiàng)目。
檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。
湖南省政府采購項(xiàng)目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨(dú)裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號(hào)碼機(jī)編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：
盒內(nèi)目錄
備案資料
招標(biāo)文件
投標(biāo)文件正本
中標(biāo)通知書
資料移交登記表
客戶反饋意見表
其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：
邀請招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄：
檔案規(guī)章制度9
一、檔案的建立
�。ㄒ唬┙⒔∪８黝悪n案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的.依據(jù)。
�。ǘ┤嫦到y(tǒng)地建立健全學(xué)�！皟苫睓n案。
二、檔案立卷歸檔
�。ㄒ唬┓彩蔷哂胁榭純r(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
�。ǘn案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)盒入檔。
（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)�？筛鶕�(jù)需要自行決定是否保存。
�。ㄋ模┬ｉL室、教務(wù)處、少先大隊(duì)、總務(wù)處等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。
三、檔案查閱
�。ㄒ唬┬�(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
（二）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
四、檔案安全保密
（一）嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。
�。ǘn案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
檔案規(guī)章制度10
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1計(jì)劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.5總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的`工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報(bào)性材料
包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈(zèng)行資料
包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。
5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
檔案規(guī)章制度11
(一)總則
第一條 依照郵電部《郵電文書立卷歸檔方法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成各種有保存價(jià)值文件材料，都要按照本制度規(guī)定，分不立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件系統(tǒng)完整(公文上各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料收集治理
第四條 堅(jiān)持部門收集、治理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)治理本部門文件材料，并保持相對穩(wěn)定。
人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出公文(含定稿和兩份打印正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集治理。
第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議要緊文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。
第七條 各部門專(兼)職文書職責(zé)：
1.了解本部門工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料歸檔范圍，收集治理本部門文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平常歸檔制度，對本部門承辦文件材料及時(shí)收集歸卷，每年三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
(三)歸檔范圍〖HT〗
第八條 重要會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來與本公司有關(guān)決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、打算等文件材料。
第十條 本公司對外正式發(fā)文與有關(guān)單位來往文書。
第十一條 本公司請示與上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)。
第十二條 本公司反映要緊職能活動(dòng)報(bào)告、總結(jié)。
第十三條 本公司各種工作打算、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
第十四條 信訪工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂合同、協(xié)議書等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面文件材料。
第十八條 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
(四)平常歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平常歸卷制度。對處理完畢或批存文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)依照本部門業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平常文件材料歸卷使用"案卷類目"。"案卷類目"條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平常保存文件卷夾內(nèi)"對號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總要求是：遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)不不同價(jià)值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成同一文件，分不立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)一般文電假如與絕密文有緊密聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度規(guī)劃放在針對第一年立卷；跨年度總結(jié)放在針對最后一年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
檔案規(guī)章制度12
為切實(shí)加強(qiáng)我單位系統(tǒng)內(nèi)人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進(jìn)行分類、整理、保管，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定以下制度：
一、檔案工作職責(zé)
1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；
2、收集鑒別和整理檔案材料；
3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；
4、登記干部職工職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供檔案、材料情況
一、目的
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
56、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、
7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。
8、合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。
9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。
10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。
11、供應(yīng)商檔案
四、歸檔時(shí)間
1、各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
2、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。
3、員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4、計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5、供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。
7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。
8、未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)
1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求
1、由檔案室和各部門指定派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。 2、對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 3、文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。
4、文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。
5、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
7、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
8、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,整。
七、歸檔手續(xù)
各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當(dāng)然和檔案員共同簽字確認(rèn)。
第三章檔案的收集與整理八、檔案的收集
1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。
2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)
9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完行系統(tǒng)的、全面的整理。
3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
九、檔案的整理
1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。
2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。
第四章檔案建檔十、分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)、于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》
十一、檔案專用章
所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。
十二、檔案編號(hào)章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。
十三、檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。
十四、電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用
1、文件復(fù)印：由使用人填寫《檔案復(fù)印件登記簿》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。
3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。
4、外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。
5、按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
十六、檔案歸還
1、檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。
2、發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的.罰款；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
3、檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。
十七、檔案保管與檢查
1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
2、每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案元共同對檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。
3、檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀
1、對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。
2、檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。
3、檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。
十九、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
二十、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
杭化新材料綜合管理部
20xx年10月
檔案規(guī)章制度13
第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)和的規(guī)定，制定本辦法。
第二條國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。
第三條各級(jí)人民財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。
第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的.情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十四條單位分立后原單位存續(xù)的；其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
第十八條我國境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
第十九條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十條各省、自治區(qū)、直轄市人民政府部門、檔案管理部門，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)。本部門的具體情況，制定實(shí)施辦法，報(bào)財(cái)政部和國家檔案局備案。
第二十一條本辦法由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋，自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的自本辦法執(zhí)行之日起廢止。
檔案規(guī)章制度14
職責(zé)
受理郵件業(yè)務(wù)查詢進(jìn)出口驗(yàn)單的處理,郵件的賠償,無著郵件的處理,以及檔案的保管與銷毀。
業(yè)務(wù)檔案員
接收轉(zhuǎn)運(yùn)部門交來的業(yè)務(wù)檔案袋套，核對路、清單逐袋點(diǎn)驗(yàn)，無誤簽收。
逐一開拆各單位寄送的檔案專袋，按照寄送單位的檔案清單逐一核對寄送的檔案是否齊全，是否按規(guī)定的時(shí)間、種類、數(shù)量及理訂規(guī)格送繳業(yè)務(wù)檔案。
對于寄送的業(yè)務(wù)檔案不合要求時(shí)，及時(shí)批注來單，并及時(shí)通知相關(guān)單位補(bǔ)齊。
對寄送單位的業(yè)務(wù)檔案，按照郵件種類和單式類別進(jìn)行整理、裝訂、裝入檔案套，并填注種類、起訖號(hào)碼時(shí)間，按照檔案存放次序和時(shí)間要求，放入檔案保管柜架內(nèi)。
對寄送的業(yè)務(wù)檔案整理核對無誤后，由檔案接收員在檔案送繳清單簽章。附份用掛號(hào)寄送檔案送交單位。
寄送的檔案處理完畢后，整理現(xiàn)場，查看袋內(nèi)、臺(tái)面、桌面、地面有無遺留檔案，清退所裝檔案容器。
查驗(yàn)員
簽收分揀部門轉(zhuǎn)來的查驗(yàn)單袋套，經(jīng)勾挑無誤后逐件開拆查驗(yàn)袋套。
分別按照進(jìn)口驗(yàn)單、出口驗(yàn)單、進(jìn)口查單、出口查單逐件登入郵件進(jìn)口驗(yàn)單、出口驗(yàn)單、進(jìn)口查單、出口查單登記簿、分別加蓋查驗(yàn)戳記編列查驗(yàn)單接收專號(hào)。
進(jìn)口驗(yàn)單
確定差錯(cuò)性質(zhì)，登入通信質(zhì)量登記表，并當(dāng)班轉(zhuǎn)發(fā)責(zé)任單位落實(shí)。需要答復(fù)的驗(yàn)單督促單位責(zé)任單位查明原因，結(jié)果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)答復(fù)發(fā)驗(yàn)局，每月、季將通信質(zhì)量內(nèi)容進(jìn)行分類匯總按照xx局查驗(yàn)考核辦法納入考核依據(jù)報(bào)經(jīng)服部進(jìn)行考核。
出口驗(yàn)單
當(dāng)班用郵政公事掛號(hào)寄往驗(yàn)達(dá)局業(yè)務(wù)檔案室，對于違章情節(jié)嚴(yán)重的以及需立即判明責(zé)任等情況緊急的用電報(bào)、傳真辦理、需對方答復(fù)的及時(shí)催復(fù)，結(jié)案后與原驗(yàn)并案歸檔。
進(jìn)口查單
進(jìn)口查單當(dāng)班按照微機(jī)抄登和手工抄登節(jié)目分別查詢數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)檔案單式信息，所查信息在查單位處理情況欄，批注郵件投交收件人、收件單位簽收等具體節(jié)目，查單寄發(fā)單局。
對經(jīng)轉(zhuǎn)需遞查的當(dāng)日至遲在次日填注相關(guān)轉(zhuǎn)出節(jié)目將查單轉(zhuǎn)相關(guān)局續(xù)查。
相關(guān)業(yè)務(wù)檔案尚未送交檔案室的，當(dāng)班內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位進(jìn)行查證處理。
對所查郵件有進(jìn)口無出口，無投遞節(jié)目的應(yīng)及時(shí)函告收寄局向寄件人辦理賠償，并通知責(zé)任單位從速歸墊賠償款。辦復(fù)的查單在進(jìn)口查單登記簿上相關(guān)欄目批注處理情況、日期、并加蓋經(jīng)辦人員名單。
出口查單
收到出口查單檢查各項(xiàng)目是否填寫清楚，并按年順序編號(hào)妥填接收號(hào)碼。查單號(hào)碼，并在查單底邊自左至右依次加蓋××局××號(hào)戳記。依據(jù)查詢的時(shí)間及封發(fā)關(guān)系查明節(jié)目后批注節(jié)目直發(fā)投遞局直查或依次發(fā)經(jīng)轉(zhuǎn)局遞查。
出口查單發(fā)出15天未得到答復(fù)的'，根據(jù)出口查單登記簿記載及遞查回復(fù)情況依式填發(fā)“郵政業(yè)務(wù)查詢催查函”。一式三份向相關(guān)局催查副份抄相關(guān)至管省局的；一份留底，經(jīng)催查仍未得到按時(shí)管復(fù)，查詢?nèi)虝r(shí)限已滿的通知收寄局按規(guī)定向寄件人辦理賠償，并填發(fā)“歸墊郵件賠償款通知”一式三份通知責(zé)任局歸墊，副份抄送責(zé)任局主管省局，一份留底。
收到投遞局管復(fù)的查單，在出口查單，登記簿相關(guān)欄內(nèi)批準(zhǔn)管復(fù)情況并銷號(hào)。對所查郵件已查明妥投的將查單上聯(lián)“查詢郵政件回單”按掛號(hào)寄給查詢?nèi)�，將查單下�?lián)退給受理查詢的局所，在其出口查單登記簿相關(guān)欄內(nèi)批注管復(fù)情況并銷號(hào)后，退回檔案與相關(guān)郵件查詢受理書一并存檔。
郵件賠償處理
收到相關(guān)局發(fā)來的郵件賠償和墊賠通知函后，按照《郵規(guī)》規(guī)定的時(shí)限，賠償校準(zhǔn)及其處理要求辦理賠償和墊賠手續(xù)、填寫郵件賠償和墊賠收據(jù)一式三份發(fā)徑相關(guān)局，一份用戶，一份留底備查。
無著郵件處理
對各分支機(jī)構(gòu)，生產(chǎn)部門單位寄送的各類無著郵件進(jìn)行匯總整理，并嚴(yán)密保管，每季將平常郵件登記總數(shù)，結(jié)據(jù)郵件函件登列清單，并注明郵件種類，封成專袋子專套，在袋牌和套簽上注明省局無著郵件處寄往省局處理。
保管期滿的檔案銷毀處理
業(yè)務(wù)檔案保管期滿一年后，整理下檔案柜并集中存放，書面申請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，審批后負(fù)責(zé)收購紙廠現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。并做好相關(guān)記錄并登記，記錄保管一年。
安全保密制度
郵政業(yè)務(wù)檔案室，實(shí)行封閉作業(yè)，禁止無關(guān)人員出入，消防設(shè)備保持完好，每日工作結(jié)束后，關(guān)閉門窗，切斷電源，檢查庫房，門鎖是否鎖好。
內(nèi)部查閱調(diào)閱檔案經(jīng)到管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。處部查閱、調(diào)閱憑縣以上相關(guān)機(jī)關(guān)書面證明，并按規(guī)定程序和手續(xù)辦理。
檔案規(guī)章制度15
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理::資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
業(yè)戶檔案的'收集
xx物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。
業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
業(yè)戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
3、業(yè)戶檔案的歸檔xx廣場xx號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。xx物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
4、檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
5、業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
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