秘書職業(yè)規(guī)劃

　　每個人的路都要自己去走，職業(yè)生涯的最終選擇權在我們自己。下面是關于秘書職業(yè)規(guī)劃的內容，歡迎閱讀！

　　一、背景與意義

　　文秘是一種綜合性極強，涉及領域甚廣的職業(yè)，大到國家機關、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢，并且對秘書人才素質的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學生專業(yè)知識不扎實；個人能力水平低，動手實踐能力不強；綜合素質不高，難以勝任機關、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。

　　近年來，企業(yè)、機關對新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴峻的“就業(yè)寒冬”。文秘專業(yè)畢業(yè)的學生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。

　　所以文秘專業(yè)的大學生應該要提高自己的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質等方面的才能，樹立先就業(yè)，再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個腳印在激烈競爭的社會占有一席之地。

　　二、內容

　　文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。

　　從事文秘工作的人的終極目標是高級秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。

　　文秘人員應該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。組織能力，文秘不僅一個職位，更是一個組織者，要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調企業(yè)內外部的關系。獲取新知識的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐。團隊合作能力，文秘人員要參加到許多實際項目中去，要收集信息，要督促團隊努力工作。

　　作為文秘人員還應該在實際工作中不斷吸取經(jīng)驗，學習更多的知識和技能。

　　三、方案

　　沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個腳印，文秘工作猶如是。

　　一初次擇業(yè)崗位

　　初級文秘--辦公室文員、主管助理

　　工作任務：擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會議前籌備、會議中服務和會議后落實，辦公室日常接待，辦公室日常事務管理，辦公用品與設備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。

　　職業(yè)技能：

　　1、擬寫事項性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

　　2、對文書進行立卷歸檔；

　　4、按要求發(fā)送會議通知，制作會議證件和指示標識，預定會議室，預定并確認會議住宿，確定最終參會人員；

　　5、按要求接站，完成簽到工作，引導與會人員就座；

　　6、安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室；按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書；

　　7、確定歸檔范圍

　　8、按外企的職業(yè)要求著裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設計、填寫接待記錄與電話記錄表；

　　9、安排會議室，安排用車，處理郵件；

　　10、發(fā)放辦公用品，使用打印機打印文檔，使用傳真機收、發(fā)文件并對結果進行確認，使用復印機復印文件，碎紙機銷毀文件；

　　11、維護接待室、會議室等相關公共區(qū)域的環(huán)境，維護上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境

　　要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計算機操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學課堂上聽說讀寫的'專業(yè)訓練和實際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點：

　　1、取得CET4、6級證書，作為文秘專業(yè)的學生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎要學習英語。因為隨著國際化，機關企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會應用英語成為文秘專業(yè)的一項技能要求，會英語、懂英語、會用英語，取得CET4、6級證書會成為文員的閃光點。

　　2、取得計算機辦公軟件中級證書；多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。

　　3、熟悉地圖和交通，作為文員會經(jīng)常有需要的采買、預定、接送，熟悉路線和交通會很有用處。

　　4、多參加機關企業(yè)組織的各種活動，讓自己在實踐中學習到為人處世的知識和經(jīng)驗。

　　5、與周圍同事搞好關系，會讓工作事半功倍。

　　二再次擇業(yè)崗位

　　中級文秘--經(jīng)理助理、秘書

　　工作任務：商務文書擬寫、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議后落實、辦公室日常事務管理、辦公環(huán)境管理、商務活動實施、信息管理。

　　職業(yè)技能：

　　1、擬寫會議紀要、意見、合同、可行性研究報告；

　　2、制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式；

　　3、擬訂會議策劃方案，審核會議的籌備方案，組織與培訓會議工作人員；

　　4、主持會議，督查會議決議的落實；

　　5、管理團隊，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調研方案并組織實施；

　　6、實施并監(jiān)管組織的安全運營，評估辦公環(huán)境管理狀況

　　7、安排參觀活動、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動、商務談判、招商活動；

　　8、利用信息輔助決策，制訂信息工作制度。

　　中級秘書，作為機關企業(yè)領導的助手，只有單單的專業(yè)技能是不能勝任的，在這個階段也恰恰是作為文秘人員的發(fā)張階段。知識，以及各方素養(yǎng)也應該增長。作為中級秘書是為上級分擔工作的，除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外

　　還要學習和增長一下幾方面的知識和能力：

　　1、應變能力的提升，作為中級秘書，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定機動性和靈活性。

　　2、了解和學習人力資源知識，對人力資源知識進行學習，會成為讓你在秘書的發(fā)展過程中有很大幫助。

　　3、提升中英文口語、閱讀和寫作能力，每天讀記單詞，朗讀文章，多寫作，多看書，會保持這項能力，而這項能力的保持和提升，會讓你在秘書這條路上走得更加順暢。

　　4、提高組織、協(xié)調、溝通、領導能力及出色的人際交往和社會活動能力以及敏銳的洞察力，判斷與決策能力，以及計劃和執(zhí)行能力，多參加公共活動，多與人交流，提高這些能力。

　　5、學習公共管理的知識或者人力資源的知識等。

　　6、了解和學習金融、經(jīng)濟方面的知識，會讓以后的路走得更加順暢。

　　三終極目標崗位

　　高級文秘--辦公室主任、企業(yè)總裁秘書

　　工作任務：商務文書擬寫、收文、發(fā)文處理、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議后落實、辦公室日常接待、辦公室日常事務管理、辦公用品與設備的使用和管理、辦公環(huán)境管理、信息管理 。

　　職業(yè)技能：

　　1、擬寫通告、通報、決定、請批、批答函、總結、述職報告，制定計劃；

　　2、審核文書，擬辦文書，承辦文書，催辦、注辦文書；

　　3、提供并利用檔案，編寫檔案參考材料，管理電子檔案；

　　4、擬訂各種會議的籌備方案，督查會務的籌備情況，審核會議文件，與上司溝通會議的有關事宜，擬訂會議的應急方案；

　　5、提示會議按計劃進行，監(jiān)督會議經(jīng)費的使用，處理會中突發(fā)事件

　　6、對會議進行總結，評估會議工作

　　7、安排涉外禮賓次序，涉外迎送儀式，涉外會見會談和拜訪，涉外宴請，選擇饋贈禮品；

　　8、提出改進辦公流程的建議，處理突發(fā)事件的預防及應對措施，督促檢查各項事務的完成情況，制定工作計劃，確定承辦期限，進行工作評估

　　9、制定辦公用品和辦公設備的采購程序，提出采購辦公用品和辦公設備的預算方案，調配辦公資源；

　　10、選擇辦公模式，提出辦公室布局方案；

　　11、加工、編寫信息材料，提供并利用信息，反饋信息

　　高級秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級，要有從事文秘工作4-5年的工作經(jīng)歷，要擁有溝通能力，執(zhí)行力，公關能力，應變能力，判斷力，創(chuàng)新力，領導力，決策力等一般能力，和初級、中級秘書的各類技能和學識以外，還要學習和擁有以下幾點：

　　1、學習和取得工商管理、企業(yè)管理、行政管理、企業(yè)管理或者行政管專業(yè)的知識和本科畢業(yè)證，這要成分利用個人的剩余時間進行學習和考試。

　　2、學習法律相關的知識，例如法律與金融有關方面的知識

　　3、熟悉和了解行業(yè)的相關信息；經(jīng)常閱讀期刊，周刊和報紙；

　　4、熟練的使用一門外語；

　　總結

　　沒有人天生就是做某個行業(yè)的天才，也不是人人都從事同一行業(yè)。在提高理論知識和動手能力，完善自我，升華自我的過程中，隨著社會的日益進步，不斷汲取知識，才確定自己要做的職業(yè)。從事文秘的人員須不斷調整自身結構，以適應社會的變化和發(fā)展，只有當自己心理素質日益成熟、完善，有德、有才、有識時，才能成為一名優(yōu)秀的文秘人員。

　　四、指導教師評語

　　該生在設計期間積極與老師聯(lián)系溝通，認真了解設計要求并按時按量完成各項設計任務。選題具有社會價值及實踐意義，設計方案合理，格式規(guī)范，準予通過。

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