如何合理地報(bào)銷員工的手機(jī)通信費(fèi)用
現(xiàn)在，很多企業(yè)為員工報(bào)銷全部或部分手機(jī)通信費(fèi)用。在我國，手機(jī)大多由個(gè)人購買，手機(jī)卡由個(gè)人辦理并顯示為持卡人姓名，但作為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，費(fèi)用票據(jù)反映到財(cái)務(wù)部門則表現(xiàn)為“以個(gè)人名義列支的手機(jī)費(fèi)”，加之手機(jī)費(fèi)用支出兼有辦公和日常私人事務(wù)用途，無法準(zhǔn)確加以區(qū)分，因此，如何合理合法地扣除員工手機(jī)費(fèi)支出、降低可能產(chǎn)生的涉稅風(fēng)險(xiǎn)成為企業(yè)財(cái)務(wù)人員財(cái)稅處理的難點(diǎn)。
個(gè)人憑繳費(fèi)發(fā)票報(bào)銷
在這種方式下，手機(jī)費(fèi)用先由個(gè)人墊付，再憑個(gè)人繳費(fèi)發(fā)票在財(cái)務(wù)報(bào)銷。企業(yè)所得稅法規(guī)定，企業(yè)實(shí)際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的、合理的支出，包括成本、費(fèi)用、稅金、損失和其他支出，準(zhǔn)予在計(jì)算應(yīng)納稅所得額時(shí)扣除。企業(yè)所得稅法實(shí)施條例也規(guī)定，企業(yè)所得稅法有關(guān)的支出，是指與取得收入直接相關(guān)的支出。合理的支出，是指符合生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)常規(guī)，應(yīng)當(dāng)計(jì)入當(dāng)期損益或者有關(guān)資產(chǎn)成本的必要和正常的支出。企業(yè)財(cái)務(wù)人員認(rèn)為，員工的手機(jī)費(fèi)支出屬于與企業(yè)收入直接相關(guān)和合理的支出，只要企業(yè)能提供此類費(fèi)用屬于企業(yè)正常支出的測評依據(jù)或依話費(fèi)清單計(jì)算的結(jié)果，即使發(fā)票抬頭是個(gè)人，但符合“實(shí)質(zhì)重于形式”原則，應(yīng)該允許稅前扣除。
但在往年的匯算清繳中，大多數(shù)稅務(wù)機(jī)關(guān)對此并不認(rèn)可�！秶叶悇�(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)普通發(fā)票管理工作的通知》（國稅發(fā)[2008]80號(hào)）規(guī)定，在日常檢查中發(fā)現(xiàn)納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票，不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財(cái)務(wù)報(bào)銷。稅務(wù)人員依據(jù)“以票管稅”原則，認(rèn)為此類抬頭為個(gè)人的發(fā)票所產(chǎn)生的費(fèi)用不得在稅前扣除，應(yīng)被調(diào)減補(bǔ)稅。
部分省市稅務(wù)機(jī)關(guān)以本省有效的文件認(rèn)可個(gè)人憑發(fā)票列支手機(jī)費(fèi)，但是要視為職工福利費(fèi)。顯然，在職工福利費(fèi)已經(jīng)明顯超支的企業(yè)，這樣的規(guī)定其實(shí)等同于不允許扣除。
另外，有企業(yè)要求個(gè)人在索取手機(jī)費(fèi)發(fā)票時(shí)向通信部門索取本企業(yè)抬頭的發(fā)票，但是索取過程并不順利，由于通信部門是微機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理，在通信營業(yè)大廳里面開具的針對具體手機(jī)號(hào)碼的發(fā)票抬頭是由微機(jī)自動(dòng)帶出的個(gè)人機(jī)主姓名，無法更改，只能在一些個(gè)體代理收費(fèi)處索取定額發(fā)票，此類發(fā)票是稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)控的重點(diǎn)，假票、虛開情況大量存在，真實(shí)性不可控，如果稅務(wù)機(jī)關(guān)到通信經(jīng)營商處調(diào)查原始檔案，發(fā)現(xiàn)并沒有以單位名義開通的手機(jī)號(hào)碼或者以單位名義開通的手機(jī)號(hào)碼并沒有發(fā)生大量話費(fèi)支出，容易被認(rèn)定為個(gè)人支出以單位名義索取發(fā)票報(bào)銷，帶來不必要的涉稅風(fēng)險(xiǎn)。
現(xiàn)金發(fā)放通信補(bǔ)貼
現(xiàn)金發(fā)放通信補(bǔ)貼形式是企業(yè)根據(jù)不同崗位工作需求，測算出因工作需要發(fā)生的手機(jī)費(fèi)支出后按定額現(xiàn)金發(fā)放，不需要員工提供發(fā)票。
以現(xiàn)金發(fā)放通信補(bǔ)貼需要考慮的問題之一是其屬于工資、薪金支出范疇還是職工福利費(fèi)范疇。與此相關(guān)的政策規(guī)定主要有以下幾項(xiàng)：《國家稅務(wù)總局關(guān)于企業(yè)工資、薪金及職工福利費(fèi)扣除問題的通知》（國稅函[2009]3號(hào)）規(guī)定，職工福利費(fèi)包括以下內(nèi)容，為職工衛(wèi)生保健、生活、住房、交通等所發(fā)放的各項(xiàng)補(bǔ)貼和非貨幣性福利，包括企業(yè)向職工發(fā)放的因公外地就醫(yī)費(fèi)用、未實(shí)行醫(yī)療統(tǒng)籌企業(yè)職工醫(yī)療費(fèi)用、職工供養(yǎng)直系親屬醫(yī)療補(bǔ)貼、供暖費(fèi)補(bǔ)貼、職工防暑降溫費(fèi)、職工困難補(bǔ)貼、救濟(jì)費(fèi)、職工食堂經(jīng)費(fèi)補(bǔ)貼、職工交通補(bǔ)貼等�！敦�(cái)政部關(guān)于企業(yè)加強(qiáng)職工福利費(fèi)財(cái)務(wù)管理的通知》（財(cái)企[2009]242號(hào)）規(guī)定，企業(yè)職工福利費(fèi)是指企業(yè)為職工提供的除職工工資、獎(jiǎng)金、津貼、納入工資總額管理的補(bǔ)貼、職工教育經(jīng)費(fèi)、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)和補(bǔ)充養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)（年金）、補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)及住房公積金以外的福利待遇支出。企業(yè)為職工提供的交通、住房、通信待遇，已經(jīng)實(shí)行貨幣化改革的，按月按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放或支付的住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼或者車改補(bǔ)貼、通信補(bǔ)貼，應(yīng)當(dāng)納入職工工資總額，不再納入職工福利費(fèi)管理；尚未實(shí)行貨幣化改革的，企業(yè)發(fā)生的相關(guān)支出作為職工福利費(fèi)管理。
上述稅務(wù)與財(cái)務(wù)法規(guī)都對職工福利費(fèi)的范圍進(jìn)行了正列舉。從稅務(wù)規(guī)定看，通信補(bǔ)貼沒有在列舉的范圍之內(nèi)，并不屬于職工福利費(fèi)的范疇，如果發(fā)放，應(yīng)視為工資、薪金；從財(cái)務(wù)規(guī)定看，通信補(bǔ)貼按貨幣化改革與否進(jìn)行不同處理，以現(xiàn)金發(fā)放的通信補(bǔ)貼應(yīng)當(dāng)納入職工工資總額，不再納入職工福利費(fèi)管理。因此，對于以現(xiàn)金發(fā)放的通信補(bǔ)貼，應(yīng)將其納入工資、薪金總額核算。
在這種情況下，關(guān)于其是否可在企業(yè)所得稅稅前扣除，應(yīng)參照《國家稅務(wù)總局關(guān)于企業(yè)工資薪金及職工福利費(fèi)扣除問題的通知》（國稅函[2009]3號(hào)）的相關(guān)規(guī)定，合理工資、薪金是指企業(yè)按照股東大會(huì)、董事會(huì)、薪酬委員會(huì)或相關(guān)管理機(jī)構(gòu)制訂的工資、薪金制度規(guī)定實(shí)際發(fā)放給員工的工資、薪金。稅務(wù)機(jī)關(guān)在對工資、薪金進(jìn)行合理性確認(rèn)時(shí)，可按以下原則掌握：（一）企業(yè)制訂了較為規(guī)范的員工工資、薪金制度；（二）企業(yè)所制訂的工資、薪金制度符合行業(yè)及地區(qū)水平；（三）企業(yè)在一定時(shí)期所發(fā)放的工資、薪金是相對固定的，工資、薪金的調(diào)整是有序進(jìn)行的；（四）企業(yè)對實(shí)際發(fā)放的工資、薪金，已依法履行了代扣代繳個(gè)人所得稅義務(wù)；（五）有關(guān)工資、薪金的安排，不以減少或逃避稅款為目的。如果沒有依法履行了代扣代繳個(gè)人所得稅義務(wù)，則難以被認(rèn)定為“合理工資、薪金”在稅前扣除。
此外，還應(yīng)考慮員工個(gè)人所得稅的計(jì)算繳納。《國家稅務(wù)總局關(guān)于個(gè)人所得稅有關(guān)政策問題的通知》（國稅發(fā)[1999]58號(hào)）規(guī)定，個(gè)人因公務(wù)用車和通信制度改革而取得的公務(wù)用車、通信補(bǔ)貼收入，扣除一定標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)費(fèi)用后，按照“工資、薪金”所得項(xiàng)目計(jì)征個(gè)人所得稅。按月發(fā)放的，并入當(dāng)月“工資、薪金”所得計(jì)征個(gè)人所得稅；不按月發(fā)放的，分解到所屬月份并與該月份“工資、薪金”所得合并后計(jì)征個(gè)人所得稅。
筆者認(rèn)為，以現(xiàn)金發(fā)放通信補(bǔ)貼的'結(jié)果是員工為企業(yè)的業(yè)務(wù)性支出墊支了個(gè)人所得稅。職工取得的通信補(bǔ)貼是手機(jī)費(fèi)支出，而手機(jī)費(fèi)支出是為了單位業(yè)務(wù)收入取得而發(fā)生的支出，而非個(gè)人的真實(shí)收入。
提供手機(jī)預(yù)付費(fèi)充值卡
手機(jī)預(yù)付費(fèi)充值卡的處理是部分企業(yè)采取了先向通信業(yè)務(wù)經(jīng)營商統(tǒng)一采購有面值的手機(jī)話費(fèi)充值卡，取得了通信業(yè)務(wù)經(jīng)營商對準(zhǔn)企業(yè)開具的話費(fèi)發(fā)票，以預(yù)付款下賬。然后以月份或季度為期間，員工根據(jù)本期間由通信業(yè)務(wù)經(jīng)營商打印出的個(gè)人名義的話費(fèi)實(shí)際清單、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門測算出本月因工作發(fā)生的大致話費(fèi)支出，單位補(bǔ)償充值卡，由員工自行充值，對于業(yè)務(wù)量不大的員工測算后定期發(fā)放定額充值卡，一般不變動(dòng)。對于業(yè)務(wù)量較大，變動(dòng)幅度較大的員工按期測算。在發(fā)放充值卡的當(dāng)月，企業(yè)賬務(wù)處理將話費(fèi)支出由預(yù)付款轉(zhuǎn)入當(dāng)期費(fèi)用支出。由于該種測算辦法符合真實(shí)性和合理性原則，在與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通并報(bào)稅務(wù)機(jī)關(guān)備案后，大多得到稅務(wù)機(jī)關(guān)的認(rèn)可。
發(fā)放手機(jī)預(yù)付費(fèi)充值卡和個(gè)人報(bào)銷票據(jù)，現(xiàn)金發(fā)放通信補(bǔ)貼辦法相比，很好地解決了合法憑證的問題，并且不存在員工因公墊支“個(gè)人所得稅”的問題。由于稅務(wù)機(jī)關(guān)強(qiáng)調(diào)“以票管稅”，《國家稅務(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)普通發(fā)票管理工作的通知》（國稅發(fā)[2008]80號(hào)）也規(guī)定，在日常檢查中發(fā)現(xiàn)納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票，不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財(cái)務(wù)報(bào)銷，由于取得的預(yù)付費(fèi)充值卡發(fā)票是對單位開具，屬于符合規(guī)定的發(fā)票，此項(xiàng)支出是符合生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)常規(guī)，應(yīng)當(dāng)計(jì)入當(dāng)期損益或者有關(guān)資產(chǎn)成本的必要和正常的支出，并且經(jīng)過合理的測算，可提供相關(guān)的依據(jù)，容易得到稅務(wù)機(jī)關(guān)的認(rèn)可。
發(fā)放手機(jī)預(yù)付費(fèi)充值卡也不用再墊支“個(gè)人所得”稅�！秶叶悇�(wù)總局關(guān)于個(gè)人所得稅有關(guān)政策問題的通知》（國稅發(fā)[1999]58號(hào)）規(guī)定，個(gè)人因公務(wù)用車和通信制度改革而取得的公務(wù)用車、通信補(bǔ)貼收入，扣除一定標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)費(fèi)用后，按照“工資、薪金”所得項(xiàng)目計(jì)征個(gè)人所得稅。由于發(fā)放的是手機(jī)充值卡，充值數(shù)額經(jīng)過了測算，并且手機(jī)話費(fèi)用于辦公支出，在企業(yè)賬務(wù)表現(xiàn)為有合法憑證的辦公費(fèi)用支出，與以現(xiàn)金發(fā)放的通信補(bǔ)貼收入有明顯區(qū)別，不用按照“工資、薪金”所得項(xiàng)目計(jì)征個(gè)人所得稅。
【如何合理地報(bào)銷員工的手機(jī)通信費(fèi)用】相關(guān)文章：
如何合理地安排孩子的假期學(xué)習(xí)生活03-20
長沙異地就醫(yī)費(fèi)用醫(yī)保報(bào)銷流程10-16
如何報(bào)銷生育保險(xiǎn)09-24
公司費(fèi)用報(bào)銷及財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定（精選6篇）03-21