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物流財務工作心得
書上網(wǎng)上對ERP這個詞的解釋有很多，也很專業(yè)，這里做簡單化白話式的理解：就是利用電腦軟件系統(tǒng)，把各個部門、各項業(yè)務有機地整合在一起，使各項事務的操作和管理都能流程化、標準化，以提高工作效率，同時達到降低消耗、節(jié)省成本和費用的作用。最根本的目的是使經(jīng)營和管理規(guī)范化、高效化，從而提高經(jīng)濟效益。
一般說來，業(yè)務簡單、規(guī)模小的企業(yè)，基本上不需要上ERP系統(tǒng)。而規(guī)模龐大、業(yè)務相對復雜的集團性企業(yè)，就需要上ERP系統(tǒng)。尤其是規(guī)模發(fā)展到一定程度民營企業(yè)，更是迫切地需要一套先進的管理系統(tǒng)，來幫助企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化的管理，因為過去家族式的管理已經(jīng)無法適應企業(yè)的發(fā)展速度和發(fā)展規(guī)模了。盡管有的民營企業(yè)老板并不真正了解ERP到底是什么，但他們從各種途徑都聽說過這個，知道這個是企業(yè)規(guī)范化管理的好工具，所以他們首先想到的就是ERP!
既然ERP有這么先進的功能，能幫助企業(yè)解決經(jīng)營管理上的問題，那為什么又說，上ERP就是找死?
根本的原因，還是在于企業(yè)的老板沒有真正地了解ERP的復雜性，盲目、急躁、不切實際，妄圖一夜建成空中樓閣所致!
實際上，ERP系統(tǒng)，只是一個經(jīng)營管理的輔助功能系統(tǒng)，它只是經(jīng)營管理的輔助工具而已。而這套工具的使用，必須附著在企業(yè)的經(jīng)營管理的流程上，也就是說，要有效使用這套工具，企業(yè)首先必須要有一套先進的、完整的經(jīng)營管理流程作為基礎，再通過ERP系統(tǒng)來把各部門各環(huán)節(jié)的流程有機地串聯(lián)起來。ERP這個工具的作用，就是使這些分散的流程有機地結合起來，高效運轉(zhuǎn)。
簡單地做個比喻，ERP就好比我們會計使用的財務軟件一樣，它只是一個辦公工具，有了這個辦公工具，就能夠減少人力、提高工作效率。而要能夠有效地使用這個工具，還必須要由會計從0開始，去做初始化的設置，并且最關鍵的前提是，必須首先具有既定的核算程序和方法、具有已經(jīng)成形的報表編制方法和格式等。并不是說，公司買來一套財務軟件給會計的電腦安裝上去后，整個財務工作就規(guī)范化了，就沒有任何問題了。
所以說，ERP能不能有效實施，并不是把ERP軟件系統(tǒng)安裝上了，就萬事大吉，就只管坐享其成了，而是要考慮到方方面面，需要經(jīng)過一個復雜的過程，在付出艱辛的努力之后，才能基本達到設想的目標。ERP能不能成功運轉(zhuǎn)，涉及到諸多方面的因素，下面分別就這些因素進行簡單的分析說明。
首先，企業(yè)必須具備有相應的基礎。
1. 電腦應用基礎。
各環(huán)節(jié)參與操作ERP的人，必須都是熟悉電腦操作的人，這是最起碼的最基本條件要求。如果企業(yè)的工作人員連基本的電腦鍵盤操作都不會，就匆忙上ERP系統(tǒng)，就妄想一步到位規(guī)范管理，無異于是企業(yè)自己在找死。比如，有的倉管員，從來就沒有接觸過電腦，或者只會在電腦上打游戲，其他的一概不懂，如果直接讓他們來操作ERP的庫房系統(tǒng)，純粹就是在故意搞亂倉庫管理。這樣的話，上ERP還不如原始的手工操作。
2. 與各項業(yè)務、各個部門(或分支機構)、各個環(huán)節(jié)相關的全面而規(guī)范的操作流程以及規(guī)章制度基礎。
這些是ERP要實施的主要內(nèi)容，也是ERP能否上、以及能否成功運轉(zhuǎn)的關鍵內(nèi)容�？梢哉f，整個ERP系統(tǒng)就是靠附著在這些操作流程和規(guī)章制度上來開展的。雖說有的ERP系統(tǒng)自身也附帶有相應的操作流程，或者ERP實施機構也會提供相應操作流程，但大多數(shù)都很難符合企業(yè)的實際，如果企業(yè)沒有自身成型的規(guī)章、流程和制度，盲目照搬ERP系統(tǒng)附帶的流程，立刻就會讓經(jīng)辦人員因為突然改變了習慣的操作方法而變得無所適從，由此攪亂現(xiàn)有的程序，阻礙業(yè)務的正常開展，進而擾亂企業(yè)的正常運行，也就相當于是在利用ERP找死。
相應的全面的規(guī)章制度、操作流程等，是一個規(guī)范化管理企業(yè)必須具備的基礎，具備這些基礎的規(guī)范化管理的企業(yè)，即使不上ERP系統(tǒng)，繼續(xù)按照既定的程序和規(guī)定操作，業(yè)務一樣會正常開展，企業(yè)依然會正常發(fā)展，只不過在效率方面會低一些、成本費用會高一些而已，但企業(yè)在運轉(zhuǎn)時絕對不會突然發(fā)生混亂，更不可能瞬間滅亡!
相反，很多的民營企業(yè)，一直以來都是個體戶的管理思維，進行的是拍腦袋式的管理，企業(yè)里面大多只有原始的“習慣”，而很少具有規(guī)范化的標準流程和規(guī)章制度。這樣的企業(yè)，如果上ERP，實施起來就更困難，因為要建立、完善各種規(guī)章制度、操作流程等，絕不是一朝一夕就能完成的。并不是安排兩個筆桿子坐在那里寫出來就算完成了，而是要拿到實際操作當中去應用、去檢驗，并在應用當中去完善后，這個過程是比較漫長的。
有些開明的企業(yè)老板，就利用上ERP系統(tǒng)的機會，來逐步完善企業(yè)的規(guī)范化管理。對這些企業(yè)來說，上ERP的過程，實際也是一個逐步進行規(guī)范化管理改革的過程。實際上，這些企業(yè)也是首先在對操作流程和規(guī)章制度打基礎，只不過表面上看是一邊上ERP一邊在做企業(yè)規(guī)范。
3. 基礎設置。
前述兩個方面的基礎都具備了，企業(yè)也決定要上ERP了，這個時候，就涉及到ERP的基礎設置了，如果基礎設置不科學、不合理，沒有系統(tǒng)地考慮到各個部門、各個環(huán)節(jié)的需求，那么ERP系統(tǒng)在運轉(zhuǎn)當中反而會引發(fā)不少的矛盾和沖突，其效果反而不如原始的手工操作效率高!比如庫房的材料方面，同一個品種，不同的供貨商、內(nèi)部采購人員、庫管員、車間生產(chǎn)工人，都會叫出不用的名稱，如果這方面沒有統(tǒng)一的規(guī)定，單單是材料名稱，就能導致系統(tǒng)無法運行——無法識別!并且同一品種的材料，包裝不同，規(guī)格也不一樣，比如有的一箱含10包，有的一箱含12包，還有的一包是200克，有的一包是250克等等等。日常簡單的電腦系統(tǒng)處理當中，因為各個環(huán)節(jié)相對獨立，通過人工轉(zhuǎn)換就可以解決。但在ERP系統(tǒng)當中，整個系統(tǒng)都是統(tǒng)一的整體，這些基礎設置如果處理不好，直接就導致各業(yè)務環(huán)節(jié)出現(xiàn)混亂，必然會出現(xiàn)“上ERP就找死”的結果!比如上述的庫房材料方面，就會出現(xiàn)收、發(fā)貨混亂：品種出現(xiàn)差錯，數(shù)量出現(xiàn)差錯……結果導致生產(chǎn)無法正常進行，甚至連財務也無法準確核算!
所以，在基礎設置方面，必須系統(tǒng)、全面地考慮，要綜合考慮到各個部門、各個環(huán)節(jié)的需要。比如需要統(tǒng)一類別、統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一計量單位等，并且還要對各部門各環(huán)節(jié)的操作人員進行基礎培訓，要讓他們熟悉、掌握基礎設置的內(nèi)容，嚴格按照統(tǒng)一的基礎設置進行應用操作等。
其次，ERP軟件的選擇。
目前市面上有很多的、自稱完善、先進的ERP軟件。軟件商為了銷售自己產(chǎn)品，往往夸大其詞，如果不能正確判斷和選擇，選擇的ERP軟件不能實現(xiàn)要求的功能，或者該套軟件系統(tǒng)不適合自己的企業(yè)，浪費金錢還在其次，主要的是會嚴重地影響業(yè)務的開展，更嚴重的是，會導致企業(yè)的整個業(yè)務系統(tǒng)癱瘓!
比如某餐飲連鎖企業(yè)，沒有認真分析選擇，盲目聽信開發(fā)商的吹噓，以為只要上了該ERP就萬事大吉，企業(yè)管理馬上就規(guī)范了，在沒有做合理的準備和安排的情況下，匆匆忙忙就全面停止了原有的半手工半電腦的操作流程，立即實施ERP，結果當天整個軟件系統(tǒng)就發(fā)生崩潰!直接導致這家企業(yè)的物流配送中心的配送混亂，并且連續(xù)半月都無法扭轉(zhuǎn)這個混亂的局面。嚴重地影響了經(jīng)營不說，還莫名其妙地產(chǎn)生了巨額的庫房虧空!而參與實施這套系統(tǒng)的職工，日夜加班所付出的辛苦努力也因此付諸流水，沒有得到任何回報!
第三，網(wǎng)絡的安裝和建設。
一般而言，上ERP的企業(yè)都是集團性質(zhì)的企業(yè)，各個業(yè)務口都不在同一地點，距離相隔較遠，因此ERP系統(tǒng)必然要通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行連接。軟件自身的質(zhì)量如何，網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設質(zhì)量和水平如何，是今后ERP能否正常運行的關鍵。比如配套的服務器質(zhì)量的選擇、網(wǎng)絡服務商的選擇、防火墻的選擇等，以及網(wǎng)絡的日常維護等。如果在ERP的運行過程當中，突然發(fā)生了網(wǎng)絡癱瘓或者系統(tǒng)崩潰，其結果不言而喻，那就等于是把企業(yè)放在了死亡線上，即使不死，也會讓企業(yè)發(fā)生暫時性的休克!如果經(jīng)常發(fā)生網(wǎng)絡阻塞甚至系統(tǒng)崩潰，也許還不如原始的半手工半電腦化更安全可靠!尤其是目前國內(nèi)的網(wǎng)絡服務器的管理受各種因素的影響較大，經(jīng)常出現(xiàn)服務器莫名其妙被關閉的情況下，更要慎重對待。
第四，ERP的實施流程。
這也是ERP能否順利實施的關鍵。很多企業(yè)老板都有建空中樓閣的沖動，急于求成，妄想一步到位，馬上達到最佳效果。其結果是欲速不達，反而導致ERP實施人員無所適從，致使系統(tǒng)的實施停滯不前。就如前面所舉例的某餐飲連鎖企業(yè)一樣，無疑老板的急于求成的心態(tài)會導致“上ERP就找死”的結果!須知，ERP涉及到方方面面，如果抓不住主次，分不清輕重緩急，不懂得按部就班、循序漸進，眉毛胡子一把抓，其結果是哪個方面都做不好，哪個方面都會半途而廢。
ERP在實施前，顯然是需要綜合考慮、全面權衡的，要有一個總體的規(guī)劃，對于最終要達到的目標要有一個明確的思想認識。但在具體實施時，就必須抓住主線，分步進行，先解決最中心的影響全局的環(huán)節(jié)，然后再向外擴展，向各個相關聯(lián)的環(huán)節(jié)延伸，直至最后形成有機統(tǒng)一的整體。
其實，ERP有一個共同點：都是以業(yè)務為主線來開展的，其他各部門各環(huán)節(jié)都是圍繞這個業(yè)務主線來開展的，其根本目的就是要對整個業(yè)務流程進行規(guī)劃化的管理。
比如生產(chǎn)性的企業(yè)，主線就是從原材料采購入庫、出庫到車間、在車間生產(chǎn)、產(chǎn)品出車間進庫房、出庫到銷售部門、直到銷售出去。ERP的作用就是對這個流程進行規(guī)范化管理，主要部門就是物流配送中心、生產(chǎn)和銷售部門，其他相應的人力資源部門、財務部門、采購部門等都是附著在這條主線上的附屬關系。在ERP的實施過程當中，影響全局的中心環(huán)節(jié)應該是總庫所在的調(diào)撥中心，ERP的基礎設置大多在調(diào)撥中心，只要把調(diào)撥中心的基礎設置完成了，并且順暢地運轉(zhuǎn)起來，整個ERP流程的實施就容易了。
又如餐飲連鎖企業(yè)，主線就是食品材料采購入庫、出庫配送到各門店、廚房加工、直到餐廳銷售出去。主要部門是物流配送中心和餐廳，其他相關的人力資源部門、財務部門、采購部門也是附屬關系。在ERP的實施過程當中，影響全局的中心環(huán)節(jié)同樣是物流配送中心，只要把物流配送中心的ERP建設好了，運轉(zhuǎn)順暢了，再逐步延伸到其他環(huán)節(jié)如采購、門店二級庫、廚房，以及財務部門等，整個ERP流程的實施就順暢了。
再如商業(yè)批發(fā)兼零售企業(yè)，主線也是從商品采購、到配送中心入庫、配送中心出庫配送到各銷售點二級庫、各二級庫出庫到柜臺、直到銷售出去。其他的人事、財務部門都是附屬關系。中心環(huán)節(jié)依然是配送中心的中心庫。ERP的實施，首先需要解決的就是配送中心這個部分，這個部分不能解決，其他部分就很難有效地運轉(zhuǎn)起來。
第五，ERP實施的時限。
通常企業(yè)的老板都急于求成，以為ERP就是一個軟件安裝而已，把ERP的實施看得非常簡單，因此對ERP的實施在時間上沒有充分的認識。如果3個月不見效果，甚至半年也沒有見到效果，就大光其火，進而指責ERP合作商，批評企業(yè)員工，為一個ERP系統(tǒng)，大家都受打擊，喪失工作的熱忱和積極性，嚴重的會導致部分員工離職!所以如果不能充分考慮到ERP實施的復雜性，對ERP實施時間的認識不足，也會間接地導致“上ERP就找死”的結果。
從上面我們闡述實施ERP的各個環(huán)節(jié)來看，ERP的實施，絕對不是一蹴而就的，這是一個比較漫長而且比較艱辛的、甚至比較痛苦的過程：短的，一年會見到效果;長的，超過一年。真正要做到流暢地運用ERP，至少需要兩年以上的時間，因為第一年是基礎建設和實施、試用，第二年還需要繼續(xù)補充、修正、完善。如果實施流程不合理，兩年之后，或許還會重新回到起點!
第六，ERP項目實施的主管。
前面已經(jīng)說了，ERP的實施是以業(yè)務為主線，主要的目的是為了對業(yè)務流程進行規(guī)范化管理。所以，通常的情況下，一般企業(yè)都是選擇負責業(yè)務的副總或運營總監(jiān)來負責ERP項目的實施，這無可厚非，但這恰恰就是很多參與ERP項目的財務負責人，在實施ERP過程當中遇到的最大的障礙!
分析其原因，主要就是ERP實施的內(nèi)容更多的還是以財務數(shù)據(jù)為主!除了部分行政和人力資源方面的內(nèi)容外，幾乎都與財務數(shù)據(jù)相關!所以，幾乎ERP的每一個步驟，每一個具體的環(huán)節(jié)，都離不開財務。由此財務部門必然要介入更深，甚至超過業(yè)務部門。而由于財務的專業(yè)性較強，大多數(shù)的業(yè)務負責人實際上并不真正精通財務，個別的業(yè)務負責人即使對財務有所了解但也多是一知半解。這樣在ERP實施流程的設計方面以及具體的實施內(nèi)容方面，業(yè)務負責人所作出的決策，往往就不符合財務操作的要求。這時如果財務負責人明哲保身、不理不問或者稀里糊涂，最后就會導致整個ERP系統(tǒng)在財務操作方面的問題層出不窮，甚至會攪亂財務的正常工作。我們都知道，財務是企業(yè)管理的核心，一個企業(yè)只要財務不亂，企業(yè)就能穩(wěn)定發(fā)展;如果財務混亂，這個企業(yè)離倒閉也就不遠了。所以，如果ERP的實施最終導致了財務的混亂，那么，上ERP也就是在找死!
因此，ERP項目的實施主管，實際上應該選擇負責財務的財務總監(jiān)或財務經(jīng)理來承擔。而且這個財務負責人，除了精通本企業(yè)的財務之外，還必須要對業(yè)務流程有透徹的了解，并且還要有民主作風，在首先考慮財務的需求的條件下，盡量考慮到業(yè)務的需求。
當然，如果企業(yè)里面沒有合適的財務負責人人選，或者這個企業(yè)的財務負責人無法勝任這項工作，那就不得不由業(yè)務負責人出面來主持，即使這樣，業(yè)務負責人也應該盡量要求財務人員參與整個流程，并首要考慮財務的意見和需求。
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