新人入職必知Email文化“潛規(guī)則”

時間：2021-02-21 09:24:42 職場英語我要投稿

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　　對職場新人來說，電子郵件究竟暗藏何種玄機?

新人入職必知Email文化“潛規(guī)則”

　　對剛剛開始職業(yè)生涯的人來說，具備良好的電子郵件溝通技巧，不僅對奠定成功的事業(yè)基礎(chǔ)非常關(guān)鍵，也是職業(yè)生涯中需要擁有的重要品質(zhì)之一。

　　秘籍1.要準(zhǔn)確設(shè)定郵件的語氣和語調(diào)!

　　當(dāng)你與一個人面對面說話時，你可以運用你豐富的面部表情、語音語調(diào)、手勢以及身體語言，這些都是確定談話基調(diào)的主要因素。但是，當(dāng)你用郵件進(jìn)行溝通時，這些因素就無法起作用了。

　　當(dāng)你撰寫一封工作郵件時, 主題和頭三個字，常常決定了這封郵件的主基調(diào)!比如郵件開頭的問候語使用諸如：“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰當(dāng)?shù)?詞語，能幫助整封郵件營造出一個良好的交流氛圍。

　　而郵件的結(jié)尾同樣關(guān)鍵。請使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有禮貌的語句結(jié)尾。

　　總而言之，職場郵件要用“親切問候”開頭，用“感謝語句”結(jié)尾!

　　秘籍2.郵件的主題要與內(nèi)容保持一致!

　　我們經(jīng)常會收到缺少主題，或郵件主題與內(nèi)容南轅北轍的郵件。這類錯誤常常發(fā)生在職場新人中，如果你也犯了這種糟糕的錯誤，千萬不要僥幸你會給別人留下好印象，或者你能從眾多的競爭者中脫穎而出。

　　秘籍3.避免使用短信語言和表情符號等非正式的語言!

　　如同所有的商務(wù)郵件一樣，職場郵件也屬于正式溝通的范疇。作為職場人士，在溝通中，一定要避免使用短信語言以及表情符號，如代表微笑的符號“: - )”。

　　實際上，在工作中，郵件正在取代面對面的溝通(face-to-face communication)和會議(meeting)。文字不僅可以表達(dá)你的思想，還可以體現(xiàn)你在職場上為人處事的態(tài)度——積極樂觀、嚴(yán)謹(jǐn)，或是隨意馬虎、不專業(yè)。

　　秘籍4.標(biāo)點符號、語法、拼寫，都要一絲不茍!

　　你不妨設(shè)想一下，當(dāng)收件人閱讀一封用詞不當(dāng)、充斥著語法錯誤的郵件時，會有怎樣的感受?所以，在撰寫每一封電子郵件時，你都要遵守語法規(guī)則，避免用詞不當(dāng)和語法錯誤。時刻牢記：職場電子郵件也必須遵守傳統(tǒng)書信的語法規(guī)則和風(fēng)格。

　　秘籍5.在發(fā)送之前，多想、多查、多讀幾遍寫好的郵件!

　　通過反復(fù)的閱讀，就能確定你的郵件是否符合邏輯，是否有語法或拼寫錯誤，是否準(zhǔn)確表達(dá)了你的想法和意圖等。仔細(xì)檢查郵件內(nèi)容和拼寫錯誤是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，在對這些錯誤一一糾正后，方可點擊郵件的“發(fā)送”按鈕。再一次強調(diào)：Review messages before sending!

　　秘籍6.避免使用表達(dá)絕對或負(fù)面意思的詞語!

　　職場郵件溝通中，請把握好字里行間的規(guī)則。盡量避免使用“不可能”、“做不到”等詞語。除此之外，在職場上，切忌發(fā)送負(fù)面或含有批評內(nèi)容的電子郵件，包括對公司的看法，評價個人隱私等內(nèi)容。職場如戰(zhàn)場，一定要遠(yuǎn)離負(fù)面話題的電子郵件!

　　對職場新人來講，職場郵件不僅僅是寫出內(nèi)容那么簡單，更重要的是如何表達(dá)得當(dāng)。有些時候，禮儀和規(guī)則甚至比內(nèi)容本身還要重要。恰如其分的表達(dá)，會幫助你快速融入職場，實現(xiàn)你的職業(yè)理想和宏偉抱負(fù)。現(xiàn)在你要做的是：積極觀察、學(xué)習(xí)和實踐;勇于迎接挑戰(zhàn)，將自己的郵件溝通能力和寫作技巧提升到一個全新的高度!

　　1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.

　　2. 切忌用公司郵箱給獵頭公司發(fā)自己的簡歷或求職信!

　　3. 一定不要用公司郵箱發(fā)送個人信息或把公司郵件轉(zhuǎn)到個人信箱中。

　　4. 收到郵件后，一定要仔細(xì)閱讀，深思熟慮后再回復(fù)郵件。

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