寫論文時，參考文獻的引用是一件很麻煩的事，每個雜志要求的文獻格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內容如果要改動(包括移動、插入或刪除)，對參考文獻在最后的排序影響不大，編號也好改。但如果是按插入順序排序(國內的絕大部分雜志和國外的許多雜志都是這樣的)，則文章如有改動，參考文獻的增刪和重新排序的工作就會變得很煩瑣，而且容易出錯。有的編輯對這方面的要求很嚴格，把參考文獻的格式作為筆者是否認真的一個重要衡量標準。所以，參考文獻是我們寫論文時不容忽視的一個環(huán)節(jié)。
如果能運用Word中插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻的排序問題。方法如下：
1.光標移到要插入?yún)⒖嘉墨I的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。
2.對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節(jié)的結尾”。
3.如“自動編號”后不是阿拉伯數(shù)字，選右下角的“選項”，在編號格式中選中阿拉伯數(shù)字。
4.確定后在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文章最后，前面就是一個上標“1”，這就是輸入第一個參考文獻的地方。
5.將文章最后的上標“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化)。
6.對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內容中插入?yún)⒖嘉墨I的地方，可以繼續(xù)寫文章了。
7.在下一個要插入?yún)⒖嘉墨I的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現(xiàn)一個“2”(Word已經自動為你排序了)，繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻。
8.所有文獻都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻前面一條短橫線(頁面視圖里才能看到)，如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。
9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。
10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
12.切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。
13.參考文獻越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)得越大。
14、在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入︱交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內容為“尾注編號(帶格式)”，然后選擇相應的文獻，插入即可。
15、如果需要在[1]前面加入?yún)⒖嘉墨I，讓這個[1]變成[2]，只要在需插入的地方，“插入”→“腳注和尾注”→“尾注”→選“節(jié)的結尾”→“確定”。則下面參考文獻的(其實是尾注)會自動變，文中的編號也自動變。
16、交叉引用的編號不會變，而需要選中后按 F9 鍵才會更新;或者打開“打印預覽”，再關閉，也會更新。
參考文獻著錄規(guī)則【GB7714-87】
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