淺析救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施
電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。
摘要：本文主要針對(duì)民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問題進(jìn)行了詳盡的探討，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施與建議，僅供參考與借鑒。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理;問題;民政社會(huì)救助中心
所謂民政社會(huì)救助中心檔案，指得是社會(huì)救助工作中的待遇申請(qǐng)、復(fù)審、停止審批以及日常管理當(dāng)中產(chǎn)生的具備保存價(jià)值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表以及文字等資料。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的不斷普及，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，民政社會(huì)救助中心檔案管理工作自然也不例外。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在創(chuàng)建、儲(chǔ)存以及管理方面都存在較大的差異性，再加上民政社會(huì)救助中心檔案資源的復(fù)雜性，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作仍然存在許多問題，如何解決這些問題，從而有效推動(dòng)民政社會(huì)救助中心檔案信息化發(fā)展成為當(dāng)前急需解決的重要課題。
一、民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問題
(1)電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會(huì)救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過程中也沒有進(jìn)行科學(xué)分類，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心在全面實(shí)施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒有得到及時(shí)、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因?yàn)殡娮訖n案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢(shì)沒有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對(duì)較為低下。
(2)電子檔案缺乏資金保障。因?yàn)槊裾鐣?huì)救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國(guó)各個(gè)地區(qū)的民政社會(huì)救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對(duì)較為過時(shí)的計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會(huì)救助中心檔案管理工作如果要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。
(3)檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升�，F(xiàn)階段，民政社會(huì)救助中心檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對(duì)較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優(yōu)化措施與建議
(1)完善電子檔案管理體系。一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會(huì)救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會(huì)救助中心的實(shí)際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的開展實(shí)現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對(duì)審查完成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一的'收集管理，要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺(tái)，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
(2)加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動(dòng)打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，切實(shí)滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會(huì)救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會(huì)救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會(huì)救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會(huì)救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會(huì)救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)民政社會(huì)救助中心電子檔案的價(jià)值。
(3)提升檔案管理人員專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來的必然發(fā)展趨勢(shì)。所以，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)保障檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的電子信息知識(shí)，力爭(zhēng)打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。
三、結(jié)語
處在當(dāng)前這個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的社會(huì)，民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要正視當(dāng)前存在的問題，針對(duì)這些問題制定相應(yīng)的優(yōu)化方案，并且要不斷加大電子檔案的管理力度。如此，才能保障民政社會(huì)救助中心各項(xiàng)工作的有序開展。
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