信息化條件下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制分析論文
一、信息化條件下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的問題分析
目前,基本上單位都實(shí)施了會(huì)計(jì)信息化,但鑒于目前企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度不完善問題本就嚴(yán)重,實(shí)施信息化后的會(huì)計(jì)控制就更讓人擔(dān)憂,具體表現(xiàn)在:崗位設(shè)置不合理,分工不明確,信息化的運(yùn)用重在系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)處理的便利,而如何科學(xué)合理地設(shè)定電算化系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)崗位,目前為止還沒有統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,也沒有權(quán)威的相關(guān)研究成果,各單位應(yīng)用起來就更加隨意,加上設(shè)置的崗位操作權(quán)限落實(shí)也沒有真正到位,有的單位的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實(shí)亡。會(huì)計(jì)專業(yè)人員普遍信息化知識(shí)和技能薄弱,只會(huì)操作,但不會(huì)維護(hù),出現(xiàn)問題不能及時(shí)解決;由于注重業(yè)務(wù)處理,普遍忽視電算化內(nèi)部控制,不能將信息化內(nèi)部控制制度落實(shí)到位,而一旦遇到相關(guān)電腦和信息化知識(shí)較強(qiáng)的操作人員,進(jìn)行違紀(jì)行為,如不留痕跡的瀏覽、修改電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)信息資料,不易被發(fā)現(xiàn)。信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度和監(jiān)督機(jī)制不健全,基本只重視業(yè)務(wù)處理過程,大多沒有合理有效完善的數(shù)據(jù)文件安全保密制度、數(shù)據(jù)輸入和輸出控制制度、系統(tǒng)安全維護(hù)制度、檔案管理制度等。另外,制度健全與否,執(zhí)行得好壞,需要建立有效的監(jiān)督機(jī)制,而目前絕大多數(shù)單位缺乏信息化條件下的會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制,或者即使有,也基本執(zhí)行不力。
二、信息化條件下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建立及實(shí)施建議
1.重視企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度建設(shè)。很多企業(yè)沒有重視內(nèi)部會(huì)計(jì)制度建設(shè),一些企業(yè)直接以企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和行業(yè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度以及上級(jí)發(fā)的各種文件作為企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度,使企業(yè)日常會(huì)計(jì)核算工作隨意性很強(qiáng),直接影響會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量;還有一些企業(yè)認(rèn)為本企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)少,自己往來單一,不需要建立內(nèi)部控制制度,或草草建立一套制度,用以應(yīng)付檢查。基于以上問題,要有效建立實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。首先,要具備有效實(shí)施的內(nèi)部環(huán)境,要提高企業(yè)負(fù)責(zé)人的.重視程度,只有組織強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo),設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人,廣泛宣傳,全員參與,三令五申,獎(jiǎng)罰分明,形成一種習(xí)慣和一種文化,才能保證制度的執(zhí)行。否則,再健全的指導(dǎo)也會(huì)流于形式,不被重視。
2.重視建立實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督制度。有制度就要有制度的檢查,否則制度執(zhí)行情況沒有反映,也不會(huì)被重視。所以應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制制度的監(jiān)督檢查,包括制度是否完整和健全的檢查,是否適合企業(yè)的合理性檢查,最主要的是制度實(shí)施和執(zhí)行的有效性檢查。要設(shè)立專門的機(jī)構(gòu),此機(jī)構(gòu)是完全獨(dú)立于公司其他部門之外的獨(dú)立部門,直接對(duì)最高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對(duì)在監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的違反內(nèi)部控制規(guī)定的行為,及時(shí)通報(bào)情況并反饋信息,并嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,維護(hù)內(nèi)部控制的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
3.手工會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度仍然必要。雖然信息化條件下的內(nèi)部控制相比于手工會(huì)計(jì)中的內(nèi)部控制會(huì)有很大差異,但大多數(shù)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施在計(jì)算機(jī)環(huán)境下依然適用。一套完善的內(nèi)部控制制度應(yīng)該涵蓋這個(gè)單位的所有會(huì)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)和所有會(huì)計(jì)相關(guān)人員的具體控制制度,包括貨幣資金業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、工資業(yè)務(wù)、投資和籌資業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)、無形資產(chǎn)業(yè)務(wù)等等,通過對(duì)單位的業(yè)務(wù)分類,具體設(shè)計(jì)每類業(yè)務(wù)的流程,人員崗位設(shè)置,關(guān)鍵控制點(diǎn),及關(guān)鍵點(diǎn)的具體控制措施。這些都是必不可少的,在此基礎(chǔ)上,再結(jié)合每種業(yè)務(wù)的信息化操作流程,進(jìn)一步設(shè)計(jì)信息化應(yīng)用中的其他控制措施。
4.建立實(shí)施會(huì)計(jì)信息化相關(guān)的內(nèi)部控制制度。要相應(yīng)地健全會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的崗位責(zé)任制度,操作管理制度,硬件和軟件管理制度,數(shù)據(jù)管理制度和檔案管理制度。具體包括:
(1)制定標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程,明確規(guī)定操作員的操作權(quán)限,明確規(guī)定操作流程和次序,設(shè)置上機(jī)日志記錄,通過上機(jī)日志記錄可以提供檢查線索,是檢查取證的主要對(duì)象;
。2)程序員和操作員職務(wù)嚴(yán)格分離,程序員不得參與操作,操作員不得接觸參與程序設(shè)計(jì)和更換計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)參數(shù)和軟件;
。3)明確設(shè)定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)和輸出規(guī)定,包括人員權(quán)限、備份頻率,備份方式,輸出授權(quán),傳送方式,修改授權(quán)等;
。4)制定網(wǎng)絡(luò)控制措施,設(shè)置外部訪問區(qū)域,防止非法入侵、非法使用系統(tǒng)資源;高度重視計(jì)算機(jī)病毒的防范,采取相應(yīng)的技術(shù)手段和措施;
(5)設(shè)置并采取有效手段來保護(hù)數(shù)據(jù)中傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠,適當(dāng)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密;
(6)會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案涵蓋了整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料,包括需要打印輸出的各種憑證、賬簿、報(bào)表等,會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用系統(tǒng)程序、編程語言程序、系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的流程圖、模塊結(jié)構(gòu)圖等,尤其是存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的磁盤介質(zhì),須加蓋程序管理員的簽章后才能存檔保管,并妥善存放。定期檢查和復(fù)制,防止丟失和損壞;(7)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化方面的會(huì)計(jì)人員素質(zhì),培訓(xùn)會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用于維護(hù)能力,熟知軟件、硬件知識(shí)和操作能力,對(duì)從業(yè)人員的信息化方面的職業(yè)資格進(jìn)行規(guī)定。
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