秘書如何寫單位工作報(bào)告
我們知道，更清晰、更快捷地讓員工了解單位所取得的成績，有效地貫徹落實(shí)下一步的工作計(jì)劃，是我們寫工作報(bào)告的主要目的。當(dāng)前，工作報(bào)告已逐漸在程式化、格式化的風(fēng)格上定位。而且，常常是文風(fēng)樸實(shí)、慣用直筆。
上面提到的這篇報(bào)告，其結(jié)構(gòu)簡單明了，基本框架如下：
各位代表、同志們：
我代表……做報(bào)告，請各位代表審議。
一、 過去工作回顧
二、 未來工作展望
通讀全篇，我們可以發(fā)現(xiàn)工作報(bào)告有如下幾個(gè)特征：
1、 總結(jié)的客觀性
2、 措施的可行性
3、 執(zhí)行的約束力
4、 明確的目的性
這幾點(diǎn)，在以下的探討中我們會(huì)有更深的認(rèn)識(shí)。
在過去工作回顧這部分，常常談及主要業(yè)績、主要體會(huì)、存在的'主要問題這三點(diǎn)。我們知道，只有認(rèn)真分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能更好地為下一步工作提供參考依據(jù)。業(yè)績是肯定成績，鼓舞人心的；體會(huì)是交流心得，再接再厲的；問題是發(fā)現(xiàn)不足，予以改進(jìn)的。
在未來工作展望這部分，常常是先分析形勢，然后明確任務(wù)。分析形勢是我國由來已久的、報(bào)告中不可或缺的一部分，它可以讓員工知道當(dāng)前的情況，增強(qiáng)他們的歸屬感。明確任務(wù)時(shí)一定要具體：首先是基本情況。需要對(duì)前期計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行概要說明，從而根據(jù)下階段的特點(diǎn)，找出當(dāng)前執(zhí)行計(jì)劃的有利條件和不利因素，以確保新的工作計(jì)劃建立在切實(shí)可行的基礎(chǔ)上。其次是經(jīng)預(yù)測和論證，客觀地把工作計(jì)劃分解到各具體部門，使之成為各部門的具體任務(wù)，包括對(duì)工作數(shù)量、質(zhì)量、效率、經(jīng)濟(jì)效益等的要求。最后是步驟和措施。它要求寫明“怎樣做”的問題，包括指揮機(jī)構(gòu)的建立、制度的形成、責(zé)任部門的分工協(xié)作、時(shí)間安排等。它要盡可能便于檢查，以確保工作計(jì)劃在執(zhí)行中環(huán)環(huán)相扣，銜接自如。
下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問時(shí)寫的文書，或有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)按法定程度和工作需要向特定會(huì)議所做的報(bào)告，統(tǒng)稱工作報(bào)告。共青團(tuán)中央中常用的報(bào)告可分為會(huì)議報(bào)告、工作報(bào)告和情況報(bào)告3種類型。
（1）會(huì)議報(bào)告。即本部門、本單位的工作進(jìn)行到某一階段，向某種會(huì)議就工作狀況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存在的問題和下一步打算等所做的報(bào)告。如團(tuán)代會(huì)、少代會(huì)上的工作報(bào)告，各部門、各單位的工作會(huì)議或一個(gè)單位全體成員大會(huì)上的報(bào)告等。
會(huì)議報(bào)告的基本要求是：全面回顧本部門、本單位某一階段或某一方面的工作，成績要講夠，問題要講透，并從中得出應(yīng)有的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，進(jìn)而提出下一步工作的指導(dǎo)方針、任務(wù)和措施，提交會(huì)議討論、修改和審定。
這類報(bào)告具有總結(jié)性，指導(dǎo)性和號(hào)召性。
報(bào)告的內(nèi)容要全面充分，思路要清晰，觀點(diǎn)明確統(tǒng)一。要將本單位的工作情況研究透徹，做充分的調(diào)查；文章要結(jié)構(gòu)清楚，條理分明，詳略適當(dāng)，思路連貫；要講究遣詞造句，語言準(zhǔn)確。
（2）情況報(bào)告。即下級(jí)同上級(jí)反映情況的報(bào)告。有如下幾種類型：①本單位、本部門的工作到一定階段時(shí)，向上級(jí)匯報(bào)情況，下情上達(dá)，使上級(jí)單位及時(shí)掌握工作進(jìn)度，成績與不足，困難與問題，及下一步打算等，以便能及時(shí)得到指導(dǎo)與支持。在寫法上與會(huì)議報(bào)告類似；②就某一項(xiàng)專門工作而寫的專題報(bào)告，在寫法上除了寫過程的結(jié)果外，重點(diǎn)應(yīng)放在取得成績和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)上；③向上級(jí)機(jī)關(guān)反映本單位發(fā)生的或與本單位有關(guān)的新情況，新問題的報(bào)告。這類報(bào)告寫法自由，以陳述情況為主，鄭重于寫清楚事情的原委、性質(zhì)和自己的看法，也可提出處理這一問題的意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參考。
寫這類報(bào)告要注意以下幾點(diǎn)：①對(duì)所反映的情況要調(diào)查核實(shí)，以免失實(shí)；②簡明扼要，加以篩選、剪裁，不可啰嗦；③以敘述情況為主。
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