實(shí)施企業(yè)檔案知識(shí)化管理新模式的策略企業(yè)管理論文
一、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理新模式
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的戰(zhàn)略資源是知識(shí)資源，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)來(lái)自于對(duì)知識(shí)資源的有效開(kāi)發(fā)和管理。如果能成功地將蘊(yùn)藏在企業(yè)員工腦中和組織作業(yè)流程中的隱性知識(shí)，以及分散在企業(yè)內(nèi)部與外部的各種顯性知識(shí)，進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)和管理，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力將會(huì)得到大幅提升。正因?yàn)槿绱�，知識(shí)管理己經(jīng)成為繼全面品質(zhì)管理、企業(yè)流程再造、學(xué)習(xí)型組織之后，企業(yè)中最重要的管理課題。
知識(shí)管理的概念，理論界和實(shí)務(wù)界有不同的認(rèn)識(shí)。有學(xué)者認(rèn)為，知識(shí)管理就是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑。資深知識(shí)管理專(zhuān)家Yogesh則認(rèn)為，知識(shí)管理就是當(dāng)企業(yè)面對(duì)日益增長(zhǎng)的非連續(xù)環(huán)境變化時(shí)，針對(duì)組織的適應(yīng)性、組織的生存和競(jìng)爭(zhēng)能力等重要方面的一種迎合性措施。本質(zhì)上，它包涵了組織的發(fā)展進(jìn)程，并尋求將信息技術(shù)所提供的對(duì)數(shù)據(jù)和信息的處理能力，以及人的發(fā)明創(chuàng)造能力這兩方面進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心(APQC)認(rèn)為，知識(shí)管理應(yīng)該是組織一種有意識(shí)采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并通過(guò)不同的方式將其付諸實(shí)踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績(jī)的目的�！禔MT知識(shí)管理白皮書(shū)》指出，知識(shí)管理是“協(xié)助企業(yè)組織和個(gè)人借助信息技術(shù)，圍繞各種知識(shí)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)造、儲(chǔ)存、分享、應(yīng)用和更新的過(guò)程，并在企業(yè)、組織、個(gè)人業(yè)務(wù)戰(zhàn)略以及經(jīng)濟(jì)績(jī)效諸方面，形成知識(shí)優(yōu)勢(shì)和產(chǎn)生價(jià)值的過(guò)程。”
由于企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境的變化，企業(yè)檔案管理經(jīng)歷了由史料管理范式向信息資源管理范式，向知識(shí)管理范式的轉(zhuǎn)變。在史料管理范式下，檔案界將檔案作為一個(gè)實(shí)體來(lái)管理和研究，強(qiáng)調(diào)并突出檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，并圍繞檔案實(shí)體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等形成了一套較為完整的檔案工作理論。20世紀(jì)80年代以來(lái)，隨著信息論的傳入，檔案界紛紛轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式和理念。無(wú)論是在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域還是在管理領(lǐng)域，人們都將檔案視為一種“重要的信息資源”，力圖用信息資源的視角來(lái)研究和看待檔案和檔案工作。世紀(jì)之交，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的悄然興起，知識(shí)管理應(yīng)運(yùn)而生。知識(shí)管理是信息管理的繼承和發(fā)展，是信息管理的高級(jí)階段。面對(duì)這一新的際遇，檔案資源在社會(huì)發(fā)展中的重要性又一次在新的語(yǔ)境和觀念中被詮釋。從知識(shí)的來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理、到知識(shí)的流通、傳播、交流，以及知識(shí)的學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估等等，將構(gòu)成一個(gè)完整的知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系，而檔案在這一體系中處于源頭和基礎(chǔ)地位。將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次逐漸被視為檔案管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。
筆者認(rèn)為，“企業(yè)檔案的知識(shí)管理范式”包含了下列基本思想內(nèi)涵：
第一，以知識(shí)管理為導(dǎo)向創(chuàng)新和拓展檔案管理內(nèi)涵。檔案管理應(yīng)該以知識(shí)管理為導(dǎo)向，將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件、檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)含的知識(shí)；應(yīng)該按照知識(shí)管理的要求，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)，從而提升檔案管理的價(jià)值，提高檔案管理的地位。
第二，在知識(shí)管理和信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理必須率先實(shí)現(xiàn)由保管單位到知識(shí)元的細(xì)化。知識(shí)元是知識(shí)管理的基本單位，它是表達(dá)技術(shù)訣竅、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等等方面的基本元素。借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信這兩個(gè)強(qiáng)有力的工具，知識(shí)元管理變得比案卷管理更加輕松自如。同時(shí)，也解決了案卷管理中的實(shí)際問(wèn)題，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用更加深入，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)輔助作用的成效也更為顯著。
第三，既重視表達(dá)記錄型顯性知識(shí)的管理，也重視潛涵在記錄背后的社會(huì)記憶知識(shí)的挖掘；既重視對(duì)人類(lèi)腦力勞動(dòng)成果的管理，也重視對(duì)腦力勞動(dòng)成果形成過(guò)程的管理；當(dāng)案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問(wèn)題的答案(知識(shí)）。正如麗貝卡?巴克利所說(shuō)“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案”，“毫無(wú)疑問(wèn)，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問(wèn)題，它將是檔案專(zhuān)業(yè)職能定位的新起點(diǎn)�！�
二、企業(yè)檔案管理對(duì)于知識(shí)管理的意義
(一)企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源
知識(shí)管理關(guān)注的重點(diǎn)在于對(duì)知識(shí)的有效管理，通過(guò)建構(gòu)一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)，將組織內(nèi)外各種可得的有形、無(wú)形知識(shí)，有效地加以記錄整理、分享應(yīng)用以及再造，使其不斷地傳承與創(chuàng)新，并以此增強(qiáng)組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的原始記錄，其構(gòu)成以科技檔案為主體，包括黨群工作、行政管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物流管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的檔案。作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，企業(yè)檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)。正如IBMLotus公司在其企業(yè)知識(shí)管理軟件產(chǎn)品白皮書(shū)中所說(shuō)的“文檔是知識(shí)的容器，是己經(jīng)物化的顯性知識(shí)，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)�！睆倪@個(gè)意義上說(shuō)，作為企業(yè)記憶的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源。一個(gè)企業(yè)是否有數(shù)量大、質(zhì)量高的檔案知識(shí)儲(chǔ)備，往往是衡量這個(gè)企業(yè)科技水平高低的重要指標(biāo)之一。
(二)企業(yè)檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑
要實(shí)現(xiàn)良好的知識(shí)管理，企業(yè)除應(yīng)善于掌握己知的顯性知識(shí)外，還應(yīng)能充分開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)的高度個(gè)性化的隱性知識(shí)。隱性知識(shí)存在于企業(yè)的管理者、雇員和客戶的頭腦中，存在于企業(yè)的工作過(guò)程和工作環(huán)境中。由于隱性知識(shí)通常是企業(yè)最有價(jià)值的知識(shí)，而它又十分容易隨著人員的離職、環(huán)境的變化等而造成流失，因此，知識(shí)管理戰(zhàn)略中的關(guān)鍵一點(diǎn)就是要設(shè)法使個(gè)人的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)。英國(guó)知識(shí)管理權(quán)威大衛(wèi)?斯卡姆認(rèn)為，有兩種輔助手段可以使個(gè)人的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的顯性知識(shí)：使之轉(zhuǎn)變?yōu)楦@性的形式一文件、工藝流程以及數(shù)據(jù)庫(kù)等；昔助更好的聯(lián)絡(luò)加強(qiáng)隱性知識(shí)的流動(dòng)，從而使之更廣泛地在企業(yè)內(nèi)傳播，而不是潛伏在少數(shù)人心中。顯然，這兩種手段是有效地建立企業(yè)的檔案保管制度和做好保管工作的關(guān)鍵。如果我們通過(guò)有效的管理措施和方法，對(duì)企業(yè)員工在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料、信息成品和半成品記錄下來(lái)，形成企業(yè)的文件和檔案加以保管并使其在企業(yè)內(nèi)流傳，那么，我們便能克服隱性知識(shí)對(duì)企業(yè)個(gè)人和環(huán)境的依賴性，使易于流失的隱性知識(shí)固化，使個(gè)性化的個(gè)人知識(shí)變?yōu)槠髽I(yè)的共享知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)而最大限度地實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的價(jià)值
(三)企業(yè)檔案是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器
企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)和核心的知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力的重要保證，也是企業(yè)知識(shí)管理的一項(xiàng)重要職責(zé)。企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過(guò)程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。例如：在產(chǎn)品申請(qǐng)發(fā)明、實(shí)用新型或外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利發(fā)生申請(qǐng)權(quán)糾紛時(shí)，產(chǎn)品檔案中的技術(shù)協(xié)議書(shū)、委托書(shū)及相關(guān)合同文件往往能為糾紛的解決提供有力的證據(jù)；產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算文件、產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品裝配試驗(yàn)的技術(shù)條件等文件是發(fā)生有關(guān)該產(chǎn)品的假冒、仿制等侵權(quán)糾紛時(shí)的有利證據(jù)。由此可見(jiàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的有力武器。
三、企業(yè)檔案知識(shí)化管理的實(shí)施策略
(一)拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷(xiāo)體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，對(duì)企業(yè)記憶的質(zhì)量和水平提出了更高的要求。因此，知識(shí)管理要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，在企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善企業(yè)檔案管理的.職能。
(二)再造檔案管理業(yè)務(wù)流程
業(yè)務(wù)流程再造是指對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行分析和再設(shè)計(jì)。對(duì)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造，應(yīng)把企業(yè)檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程不僅有助于加強(qiáng)企業(yè)的知識(shí)管理，而且能強(qiáng)化企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。在這一流程中需要兩種“嵌入”，即將業(yè)務(wù)活動(dòng)的要求和檔案管理的要求同時(shí)嵌人文件管理系統(tǒng)中。在現(xiàn)代社會(huì)組織中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，也反映了該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。在文檔一體化系統(tǒng)中把這兩個(gè)流程有機(jī)地融合起來(lái)，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌人文件流程，可以減少流程的中間環(huán)節(jié)，提高流程中的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，改善文件質(zhì)量。
(三)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用檔案管理新技術(shù)
隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化。同時(shí)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)企業(yè)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深人開(kāi)發(fā)，所以很難適應(yīng)企業(yè)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，為企業(yè)的檔案管理提供了一個(gè)轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。目前，運(yùn)用在知識(shí)管理中的主要技術(shù)有：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、群件、知識(shí)地圖、超文本技術(shù)、元數(shù)據(jù)等。因此，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理水平的提高。
(四）強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享
提供優(yōu)質(zhì)、高效的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享是企業(yè)知識(shí)管理的最終目標(biāo)。企業(yè)的檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)方式將被廣泛采用。在企業(yè)內(nèi)部，可以通過(guò)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，可以使企業(yè)內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的企業(yè)外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的用戶則可以通過(guò)檔案管理部門(mén)的主頁(yè)或者企業(yè)的站點(diǎn)，直接與知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)鏈接，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。
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