如何做好辦公室工作

　　辦公室的工作政策性強、事務繁雜、勞動強度大、工作要求嚴，就如同一條遙遙無期的長途之旅，而我們每個辦公室人員都背負著屬于自己的十字架，它時常沉重不堪，甚至令人沮喪，但是當溝壑出現(xiàn)之時，也正是它幫助我們跨越障礙，繼續(xù)前進。那么如何做好辦公室工作呢?讓CN人才網(wǎng)小編來給大家說說吧。

　　一、公文處理

　　公文，是機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格式的應用文。公文是在行政管理活動或處理公務活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄功效的一種應用文體。企業(yè)里常用的公文主要有：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復、通知、通報、決定、決議、函、會議紀要等種類。

　　(一)請示

　　請上級指示和批準，用“請示”。

　　(二)報告

　　向上級機關匯報工作，反映情況，用“報告”。

　　(三)指示

　　對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。

　　(四)布告、公告、通告

　　對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。

　　向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。

　　在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。

　　(五)批復

　　答復請示事項，用“批復”。

　　(六)通知

　　傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。

　　(七)通報

　　表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。

　　(八)決定、決議

　　對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。

　　經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

　　(九)函

　　平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。

　　(十)會議紀要

　　傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。

　　具體寫作要領要求分管文秘工作的根據(jù)各類文體的應用范圍，參考有關例文進行寫作。

　　我主要說一下公文的管理問題。所謂的公文管理，是指公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀。

　　(一)收文處理

　　1、備好收文登記薄和文件傳閱單。

　　收文登記薄里要反映出以下幾個內(nèi)容：收文日期、收文字號、收文標題、來文單位、緊急程度、密級、備注等內(nèi)容;文件傳閱單除了具有以上內(nèi)容外，還要有文件內(nèi)容、主任簽批、領導批示、閱者簽字、處理結(jié)果等內(nèi)容。

　　2、收到文件后，及時登記，并填寫文件傳閱單，由分管公文處理的主任簽批后，送呈相關領導辦理。文件呈送過程是先送主要領導閱簽，然后按領導批示辦理。辦理完的文件，及時填寫處理結(jié)果后留存。

　　3、需要注意的事項。公文處理時必須做到及時、準確、安全。公文(包括電報)根據(jù)來文的緊急程度一般分特提、特急、加急、平急、平件5種。急件的辦結(jié)時限分別為1天內(nèi)、3天內(nèi)、5天內(nèi)、10天內(nèi)。平件(常規(guī)公文)也要按正常速度及時辦理。

　　文件傳閱忌拖拉疲沓，拖泥帶水。時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。

　　(二)發(fā)文處理

　　1 、備好發(fā)文登記薄和文件簽批單。

　　發(fā)文登記薄上要有以下內(nèi)容：發(fā)文日期、發(fā)文字號、發(fā)文標題、緊急程度、密級、主送單位、備注等內(nèi)容。文件簽批單除了有以上內(nèi)容外，還要有(主任)簽批意見、領導審批意見、主題詞等內(nèi)容。

　　2、根據(jù)領導要求擬制公文，在領導簽批后印發(fā)。

　　3、需要注意的事項。

　　文秘人員要根據(jù)行文要求，選用合適的文種。對文字材料要認真審核，確保質(zhì)量關。特別是領導事情比較忙，沒有時間再去仔細審核，我們更要認真地把好關，讓領導簽發(fā)文件時更放心。

　　辦文辦事既要嚴謹，又要高效、靈活。程序要嚴謹，效率要高效，方式要靈活。對于一些比較緊急的文件，如果領導不在家，或事情比較忙，不能及時批閱的，如果不涉及原則性問題的，我們可以通過電話請示領導同意后后先辦理，從而贏得工作的主動權。

　　需要注意的是：收文和發(fā)文的流程是不一樣的。收到的文件是在填寫了傳閱單，由主任簽批后，先送主要領導閱簽;而發(fā)出去的公文是逐級先由分管領導審簽，再送主要領導簽發(fā)(公司有特殊規(guī)定的除外)。也就是通常所說的“正傳反簽”。

　　(三)檔案管理

　　檔案管理是公文處理的一個重要組成部分。包括檔案的`收集，分類，立卷，歸檔，銷毀等環(huán)節(jié)。

　　(1)檔案收集。

　　檔案材料除了包括公文管理中的收文和發(fā)文;還包括會議材料，照片、錄音錄像等影像資料;以及單位一年一度的人員基本情況，組織關系、人事關系和工資財務報表;對公司有重大影響的事件;一些重要的數(shù)據(jù)等等。存檔材料應盡量留存原件。檔案材料力爭齊全。因此，檔案管理工作者要做個“有心人”，平時注意隨時收集資料，為檔案的立卷歸檔做好充分的準備。

　　(2)檔案分類

　　檔案材料收集好后，按照檔案的重要程度，以及時效性分為永久卷、長期卷(30年)、短期卷(10年);在永久、長期、短期里再按部門、內(nèi)容、業(yè)務項目等進行分類。檔案分類力求切合實際，既方便存檔，又便于查找。

　　(3)整理歸檔

　　分類后的檔案材料，要認真進行整理。去掉金屬釘，用專用檔案繩按標準裝訂、裁剪，編號，并抄寫檔案目錄后歸檔(裝入專用的檔案盒里)。

　　(4)文件銷毀

　　沒有存檔價值的文件要定期到指定地點進行銷毀，銷毀的文件要有底可查，銷毀時須有兩人以上在場。

　　二、會議接待

　　(一)會務工作

　　會務工作是一項復雜的工作，也是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。因此，在籌備組織過程中要慎之又慎，避免出現(xiàn)難以彌補的錯誤，給公司造成不良的影響。會議方案要細致，議程安排要周密，會議籌備要充分，會務分工要明確，會場布置要整齊等等。本著“細致、周密、協(xié)調(diào)”的原則，嚴密精細地組織會議。

　　1、會前準備工作

　　(1) 明確職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

　　(2) 發(fā)出會議通知。包括會議名稱、會期、時間、地點、與會人員范圍、以及宣傳報道工作等。

　　(3)印制會議材料。大型會議還要編好會議程序，印制會議議程，印制會議憑證(如出席證、列席證、工作證、請柬等)，編組并提出小組召集人、討論地點等。

　　(4) 做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等準備工作。

　　(5) 布置會場

　　包括會標懸掛，座次安排，桌椅擺放，音響錄音錄像花卉等等。

　　(6)準備簽到薄，安排好負責維持會前秩序及簽到人員。

　　(7)后勤服務

　　購買會議用品(紙筆、水果等)。大型會議還有對與會人員的食宿、車輛、醫(yī)保、文化娛樂和安全保衛(wèi)等做出安排。

　　2、會間組織工作

　　(1)檢查會場。提前進入會場，認真反復檢查會場準備情況，維持好會場秩序。

　　(2)會議簽到。組織與會人員簽到和材料分發(fā)工作。

　　(3)核實主席臺領導(包括發(fā)言人)到會情況。按預定方案組織與會人員由前往后的順序就坐，安排工作人員倒水等等。

　　(4)做好會議記錄(包括錄音錄像等)。

　　3、會議善后工作

　　(1)檢查會場，帶回剩余材料和簽到薄。

　　(2)做好剩余文件的收集歸檔工作。

　　(3)做好會議的宣傳報道和督辦工作。

　　(二)接待工作

　　接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細致、規(guī)范有序。

　　1、認真細致地做好接待前準備工作

　　接待前做好充分的準備是保證接待工作圓滿完成的前提。

　　(1)溝通情況，了解意圖。

　　了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應掌握上級領導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等。以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務類型及地點等各項工作。

　　(2)超前考慮，周密安排。

　　在了解掌握以上情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準備、會務地點的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關注意事項等。

　　(3)細化任務 責任到人。

　　迅速召集辦公室有關人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。包括：接待材料的撰寫、打印;開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備(參照以上如何做好會務工作);桌次的安排、餐飲的準備等等。

　　接待工作比較繁雜，每一個環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到一個單位的整體形象，接待人員一定要細心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，出現(xiàn)極其被動的情況，造成嚴重的后果。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領導出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及，非常狼狽。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細心再細心的工作習慣。

　　2、熱情周到地做好接待中服務

　　在具體接待工作中，要安排好迎接、會務、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當。

　　(1)作為負責接待工作的責任人，在上級領導或兄弟單位領導確定的出發(fā)時間前，與其隨行負責人員取得聯(lián)系，以便得知領導何時出發(fā)，以防領導有什么重要事務推遲出發(fā)時間而作為接待單位不知道。如果通過聯(lián)系確定領導已出發(fā)，作為接待負責人就要及時通知領導，讓領導做好下樓接待準備。迎接領導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領導的順序及會議座次的安排等。

　　(2)要注意會務過程中服務的細節(jié)，服務人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務期間，如發(fā)現(xiàn)那位領導水已喝完，要及時通知服務人員來倒水。

　　(3)餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領導的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務的到位。

　　(4)注意送行時的禮節(jié)。各項活動、議程結(jié)束后，應安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領導。在領導上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

　　3、及時全面地做好接待后總結(jié)

　　整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，在接待成本最低的情況下，把接待工作做得更好。

　　三、其他工作

　　辦公室除了公文管理，會議接待工作外，還承擔著其他一些日常的事務性的工作。這些事情比較繁雜，看起來不大，可是做得不好，就會直接影響到一個單位的整體運轉(zhuǎn)情況。因此，必須牢固樹立辦公室工作無小事的觀念。

　　作為辦公室工作的負責人，就要統(tǒng)籌兼顧，合理安排。制定完善機關管理制度，認真做好資金安排、會議服務、來客接待、車輛管護、辦公用品采購等后勤服務工作，為公司正常運轉(zhuǎn)提供可靠的保障。緊扣工作需要，創(chuàng)新機制，建章立制，開源節(jié)流，獎勤罰懶。調(diào)動方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。

　　細化日常管理工作。如排好值班值日表，確定帶班領導及責任人，把工作落實到人，各負其責。

　　創(chuàng)新車輛管理體制。對車輛進行統(tǒng)一調(diào)度，實行定點修理，統(tǒng)一結(jié)算，預先審批制度等等。

　　除此之外，辦公室還要完成領導隨時交辦的臨時性的工作。

　　總之，辦公室工作人員要樹立大局意識、服務意識，團結(jié)協(xié)作。不懂的工作虛心向他人請教，不清楚的問題多向領導請示匯報，不讓領導布置的工作延誤，不讓需要辦理的文電積壓，保證辦公室正常高效運轉(zhuǎn)。

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