檔案管理工作調(diào)研報(bào)告
在當(dāng)下這個(gè)社會(huì)中，報(bào)告的用途越來(lái)越大，我們?cè)趯?xiě)報(bào)告的時(shí)候要注意語(yǔ)言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。你所見(jiàn)過(guò)的報(bào)告是什么樣的呢？以下是小編為大家收集的檔案管理工作調(diào)研報(bào)告，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
歷時(shí)兩年，我們通過(guò)走訪、座談、實(shí)踐指導(dǎo)調(diào)查了全縣20家較有影響的民營(yíng)企業(yè)，在這些企業(yè)中，既有獨(dú)資企業(yè),也有合伙企業(yè)和有限責(zé)任公司，以新建企業(yè)居多。
民營(yíng)企業(yè)具有獨(dú)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策、人事勞資、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等高度自主的權(quán)利。民營(yíng)企業(yè)代表有權(quán)決定本企業(yè)檔案管理從形式到內(nèi)容的模式，所以其檔案管理既有相同的地方,如檔案分散管理的形式，又在具體管理細(xì)節(jié)上不盡相同。
1、從檔案管理模式上看：有集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種形式。集中統(tǒng)一管理的只有一家,占調(diào)查總數(shù)的5%；其余均是分散管理，占95%，公司辦公室和生產(chǎn)、營(yíng)銷等業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)部門(mén)的檔案材料各自保管。
2、從檔案種類上看：以科技（專業(yè)）檔案、專門(mén)檔案為主，構(gòu)成了民營(yíng)企業(yè)檔案主體，部分民營(yíng)企業(yè)也存有少量的特殊載體檔案和電子文件。
3、從檔案管理體系上看：檔案工作均有一名公司級(jí)經(jīng)理分管，在公司辦公室設(shè)有一名具體負(fù)責(zé)檔案工作的人員，各部門(mén)也設(shè)有一人兼職檔案工作。
4、從檔案人員隊(duì)伍上看：隊(duì)伍整體素質(zhì)高，檔案意識(shí)強(qiáng)，具有大專以上文化程度的占調(diào)查總數(shù)的90%，其中不乏少量檔案相關(guān)專業(yè)的人員。但對(duì)于科學(xué)管理利用檔案模糊不清。
5、從檔案工作制度上看：建有檔案工作相關(guān)制度的占調(diào)查總數(shù)的70%，在這70%的企業(yè)中大都只是一項(xiàng)檔案管理員(檔案人員)責(zé)任制，而且有制度考核的只有3家。
6、從檔案利用上看：利用形式單一，利用范圍較窄，只在產(chǎn)品、設(shè)備圖紙復(fù)制及財(cái)務(wù)管理等方面有所涉及，而且尚未產(chǎn)生明顯的利用效益。
7、從企業(yè)對(duì)檔案行政管理部門(mén)的要求來(lái)看：對(duì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案法律、規(guī)章制度的宣傳貫徹有很強(qiáng)烈的需求。
從以上調(diào)查現(xiàn)狀來(lái)看，我們不難發(fā)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作優(yōu)勢(shì)明顯，而不足之處也同樣突出。
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)強(qiáng)，檔案管理人員綜合素質(zhì)高，明顯缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)和檔案人員文化素質(zhì)是決定企業(yè)檔案工作好壞的首要環(huán)節(jié)，民營(yíng)企業(yè)也不例外。
首先，民營(yíng)企業(yè)的檔案工作管理體系健全，領(lǐng)導(dǎo)得力：均有一名企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)分管，有的還是總經(jīng)理分管此項(xiàng)工作，可見(jiàn)檔案工作在民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)心中的地位不低。
其次檔案人員素質(zhì)較高，一方面是學(xué)歷高，另一方面是計(jì)算機(jī)水平普遍高，大都持有不同等級(jí)的證書(shū)，而且在座談中我們發(fā)現(xiàn)這些檔案人員談起檔案工作，強(qiáng)烈的檔案意識(shí)顯而易見(jiàn)，毫無(wú)嫌檔案工作地位偏低、默默無(wú)聞之意。
從中可見(jiàn)：檔案作為一種信息資源，企業(yè)檔案作為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的觀念已為民營(yíng)企業(yè)代表所識(shí)，他們深知企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，抓住這個(gè)根本便能有序地推進(jìn)全面發(fā)展。因此有決心抓好檔案工作，并為此配備了文化素質(zhì)較高的檔案管理人員。這一點(diǎn)正是民營(yíng)企業(yè)檔案工作優(yōu)勢(shì)所在，顯示了民營(yíng)企業(yè)管理基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)的一面。
同時(shí)我們也看到了民營(yíng)企業(yè)檔案人員大多數(shù)未經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)崗位資格培訓(xùn)，缺乏必要的系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和實(shí)操技能，這一弊端為民營(yíng)企業(yè)科學(xué)規(guī)范地管理檔案工作形成了阻滯，主要原因是：首先是檔案行政管理部門(mén)自身宣傳不夠，檔案人員不知道到哪一個(gè)部門(mén)去學(xué)習(xí)管理檔案的知識(shí)，這點(diǎn)可從企業(yè)對(duì)檔案行政部門(mén)的需求中略見(jiàn)一斑。其次是企業(yè)尚未把檔案工作提升到科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的高度，對(duì)檔案人員只是提出了初級(jí)保管要求，以致于目前民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作也頗有“民營(yíng)管理”特色--各種管理模式并存。雖然尚能應(yīng)付當(dāng)前階段的檔案保管使用，但是體現(xiàn)出只顧眼前工作省事，為企業(yè)長(zhǎng)久的科學(xué)管理利用檔案埋下隱患。
2、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個(gè)環(huán)節(jié)均存有較大弊端。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，收、管、用是其中三個(gè)主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，此三個(gè)環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中的重中之重，由于缺乏必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在座談、指導(dǎo)中我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)存有許多模糊認(rèn)識(shí)，管理不盡合理的地方。
首先是"收"的環(huán)節(jié)。收集的文件材料要做到齊全完整，才可能有豐富的檔案內(nèi)容，發(fā)揮較好的檔案利用作用。事實(shí)上，民營(yíng)企業(yè)在文件材料收集這一重要環(huán)節(jié)上處于"有什么，交什么；交什么，收什么"的狀態(tài)。而且大多數(shù)企業(yè)文件材料交接手續(xù)不健全，一交一收即可，沒(méi)有履行必要的移交登記及交接簽字的手續(xù)，這勢(shì)必會(huì)造成民營(yíng)企業(yè)檔案材料內(nèi)容上的殘缺，為今后的檔案利用留下無(wú)窮隱患。究其原因：目前，民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式大多是分散管理的，文件處理部門(mén)與檔案保管部門(mén)是脫節(jié)的，民營(yíng)企業(yè)的工作流程不像機(jī)關(guān)處理完畢的文件全部歸到檔案室保存，而是文件處理部門(mén)也是檔案保存者，不對(duì)企業(yè)的檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)。
其次是"管"。"管"這一環(huán)節(jié)包括兩個(gè)方面：一是對(duì)各種檔案科學(xué)分類的管理；二是指檔案工作的管理模式。
根據(jù)調(diào)查，大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)在 "管"的第一方面即在各種檔案材料分類上存有這樣的狀況：對(duì)保管的所有文件材料粗分類，大致分為內(nèi)部文件和外來(lái)文件兩類。內(nèi)部文件按企業(yè)設(shè)置部門(mén)再進(jìn)行分類；外來(lái)文件按行政級(jí)別結(jié)合地域來(lái)劃分，如太陽(yáng)投資有限責(zé)任公司把所有來(lái)文分為北京市委、市政府或市屬各部門(mén)，密云縣委、縣政府類。此等分類，全不考慮內(nèi)、外部文件間的有機(jī)聯(lián)系，只按時(shí)間順序流水管理。我們都知道，檔案科學(xué)合理的分類，是發(fā)揮好檔案作用的重要前提，如果象目前的分類保管方法, 只是文件材料標(biāo)題的`邏列，在文件材料較少的情況下，尚可應(yīng)付，長(zhǎng)此下去，對(duì)科學(xué)管理利用檔案就會(huì)產(chǎn)生不良影響"管"的第二個(gè)方面即檔案工作管理模式，在重點(diǎn)調(diào)查的二十個(gè)民營(yíng)企業(yè)當(dāng)中，只有一家實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其余十九家均由各部門(mén)各自分散管理文件，尤以生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)部門(mén)最為明顯，檔案分室保存，分散管理。分散管理雖然弊端不少：不但違反了檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，而且也不能充分發(fā)揮檔案室信息服務(wù)中心的作用，但是現(xiàn)實(shí)中這種管理模式民營(yíng)企業(yè)認(rèn)可，檔案人員認(rèn)可，在座談中，二十余家檔案人員有80%的人員認(rèn)為專業(yè)部門(mén)形成的檔案就應(yīng)該在專業(yè)部門(mén)保管，如果放到檔案室集中統(tǒng)一保管，由于檔案人員不懂業(yè)務(wù)，反而會(huì)更影響檔案利用。
第三是"用"。檔案工作最終的根本目的便是利用。當(dāng)民營(yíng)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中突飛猛進(jìn)，大展宏圖之時(shí)，據(jù)我們調(diào)查，檔案工作沒(méi)有能夠很好地融進(jìn)企業(yè)發(fā)展的洪流，主要是內(nèi)部工作參考，范圍也只是財(cái)務(wù)、技術(shù)資料，無(wú)論從檔案利用方向，還是從利用產(chǎn)生的效益來(lái)看，都未能體現(xiàn)出檔案特殊服務(wù)作用的無(wú)可替代性。究其原因有三：一是收集、管理兩個(gè)環(huán)節(jié)中的癥結(jié)所致；二是檔案人員尚未形成主動(dòng)提供利用、企業(yè)也未形成開(kāi)發(fā)利用檔案的意識(shí)；三是檔案正處在原始積累階段，顯性作用還沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。所以和其它行業(yè)檔案利用一樣存有一樣的通�。鹤壬祥T(mén)，停留?"守?cái)?的水平上。長(zhǎng)此下去, 勢(shì)必會(huì)影響民營(yíng)企業(yè)檔案工作良性循環(huán)，影響檔案工作在企業(yè)中相應(yīng)的地位。
3、缺乏必要的檔案規(guī)章制度。
在調(diào)查的民營(yíng)企業(yè)當(dāng)中，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全狀況，大多數(shù)只建有檔案員責(zé)任制一項(xiàng)，而且還不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核，少數(shù)企業(yè)甚至都沒(méi)有檔案工作制度。"沒(méi)有規(guī)矩不成方圓"。檔案工作是民營(yíng)企業(yè)管理的重要組成部分，沒(méi)有必要的檔案規(guī)章制度，檔案工作的起步就不扎實(shí)，就不規(guī)范，就不能有序發(fā)展。我們分析：一些企業(yè)在建立之初，尚不能顧及檔案工作的建章立制，還有部分企業(yè)不知從何下手。怎樣在企業(yè)建立之初，檔案工作就隨之科學(xué)規(guī)范建立并與之同步發(fā)展，這一當(dāng)前急要問(wèn)題正深深困擾著民營(yíng)企業(yè)檔案工作。
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